Были бы не больше, чем элементами стройной теории, если бы их не дополняли специально разработанные общеметодологические и в рамках отдельных техник практические инструменты. Следуя им, применяя их в своей повседневной жизни, каждый сможет приобрести не только полезные знания, но и создать собственную систему постановки, оценки и реализации стратегических целей. Собранные в этом уроке рекомендации, советы, хитрости, приёмы, а также сервисы и программы по тайм-менеджменту, взяты из разных источников, но являются универсальными инструментами и одинаково пригодятся как в плане управления временем, так и : тренировки самодисциплины, характера, отношения к жизненным приоритетам и целям.
Советы от ведущих специалистов в области тайм-менеджмента
Если и обращаться к кому-то за советом, то к человеку в данных делах разбирающемуся. Да и то, полноценно понять систему взглядов того или иного автора можно, лишь прочитав и поняв его труды. Мы же поставили себе амбициозную задачу выделить и коротко представить краеугольные камни отдельных методик и техник.
Стивен Кови
Назвать С. Кови специалистом в области тайм-менеджмента можно лишь с поправкой на то, что управление временем для него - элемент самосовершенствования, в комплексе приводящий человека к успеху. А вот в этом глобальном направлении он является гуру, поэтому ниже собраны некоторые рекомендации из раздела его книги « », посвящённого 3 навыку - определению приоритетов.
- Суть навыка: сначала делайте то, что необходимо делать сначала. Другими словами, никогда не стоит откладывать важные дела на потом, какими бы сложными и неприятными они ни были. Помните, каждое такое дело приближает вас к цели, поэтому заставьте и свои чувства работать на результат. Все, даже самые успешные люди, вынуждены делать то, что не всегда им нравится. Это неизбежность.
- Вы должны «зависеть от своих ценностей, а не от мимолетных импульсов и желаний». Движение к цели требует мотивации и настойчивости, поэтому сама цель должна быть приоритетной и важной, ведь себя не обманешь.
- Лучший совет по управлению временем, по мнению автора: «Организация и действия на основе приоритетов».
- Термин «управление временем» не совсем верный. Нужно учиться управлять не временем, а собой.
- Соблюдайте принцип Р/РС баланса (результат/ресурсы+средства). Баланс подразумевает то, что ни одно из данных направлений не перевешивает другое. Попросту говоря, цель должна быть соразмерна затрачиваемым на её достижение усилиям. И наоборот: не стоит тратить большие силы ради успеха в незначительном деле.
- Используйте матрицу для определения действительно важных дел, и концентрируйтесь на них, поскольку от этого зависит достижение ваших глобальных целей.
- Ищите возможности и способы сделать вашу личную и профессиональную жизнь проще. Пробуйте, применяйте, среди них могут быть те, которые посодействуют позитивным переменам в вашей жизни.
GTD Дэвида Аллена
Метод Д. Аллена полезен в первую очередь своими советами по физической организации рабочего пространства, а также рекомендациями использовать различные канцелярские и другие средства для «освобождения» мозга от ненужной информации. О том, каким должно быть рабочее место по мнению автора GTD, . Разберём еще некоторые рекомендации:
Ведение картотеки. Большинство незначительных задержек времени можно избежать, широко применяя недорогие канцелярские средства. При одновременной работе с большим количеством проектов или входящей информации - организуйте картотеку. Для этого можно использовать обычные папки, в которые нужно складывать всю документацию и другие материалы по проекту. Их стоит завести даже для дел, где существует лишь 1 документ.
«43 папки». Простой и эффективный метод для организации дел. Понадобится 43 папки: 12 на каждый месяц и 31 на каждый день. Их функция - напоминать о каких-либо глобальных или мелких делах запланированных на каждый день. Допустим, в начале мая в результате переговоров вы договорились в конце июня представить клиенту отчёт и предварительно, за неделю, с ним созвониться. С этой целью в «июньскую» папку кладётся документ-«напоминание» о запланированном на этот месяц событии. Кроме того, в папки соответствующие 20 и 27 числу также помещаются записи о звонке и сдаче отчёта. Каждый день начинается с ознакомления с содержимым папки. В отличие от ежедневника или электронного органайзера они «застрахованы» от сбоя, их невозможно потерять или забыть.
4 типа списков дел. Также Д. Аллен предлагает усовершенствованную модель . Суть идеи в дифференциации заданий, выделении приоритетных направлений и удобной структуре. Всего нужно вести 4 списка:
- Следующие действия. В этот список вы записываете вещи, которые вам необходимо сделать в ближайшей перспективе. Редактировать его, внося новые записи, нужно ежедневно.
- Проекты. Те предприятия, которые являются несколькими связанными субдействиями, и на выполнение которых требуется не одно действие. Проекты нужно контролировать еженедельно, чтобы иметь возможность судить о ходе их реализации.
- Отложенные. В этом списке хранятся проекты, выполнение которых кому-то делегировано или требует влияния внешних факторов. Их также систематически нужно проверять (как минимум раз в неделю).
- Когда-нибудь/может быть. Из названия списка понятно, что это список неопределенных дел на будущее (пробежать марафон или завести блог).
Джулия Моргенстерн
Дж. Моргенстерн начинала свою карьеру на должности администратора и именно на ней приобрела необходимые навыки планирования и организации. Поэтому она уверена, что управление временем заключается по большей части в правильной организации деятельности. А для того, чтобы она была правильной, предлагает такие инструменты:
1. Оценка. Начинать стоит не с применения каких-либо методик, а с оценки затрачиваемого времени и своих действий. Что вам мешает заниматься приоритетными делами? Причин может быть несколько: технические (отвлечение на соцсети, почту, совершение звонков во время на них неотведённое), внешние обстоятельства (сжатые сроки, нереалистичные графики, дополнительные обязанности), психологические препятствия (нежелание ждать и связанные с этим хронические опоздания, специально создаваемые кризисные условия).
2. Временные рамки. По словам Джулии, 90% её клиентов, используя списки дел, рядом с пунктами не записывают время, требуемое на их выполнение. Это ошибка: временные рамки нужно ставить для любой задачи.
3. Техника 4D. Если в силу какой-либо причины вы не способны выполнить задачу, нужно применить одно из следующих действий:
- Удалить (delete). «Если что-то не стоит делать сейчас, то может быть это не стоит делать и позже». Это относится в первую очередь к неквалифицированной деятельности. Откажитесь от таких дел.
- Отложить (delay). Применяйте сортировку: менее приоритетные дела можно откладывать, освобождая время на более важные.
- Делегировать (delegate). Для выполнения отдельных заданий можно привлечь других: коллег, друзей, семью.
- Уменьшить (diminish). В некоторых компаниях производительность значительно улучшилась после того, как еженедельные часовые совещания были заменены на 15-минутные. Это позволило «убить двух зайцев»: сохранить время на непосредственную работу, да и сотрудников на протяжении более короткого отрезка времени стало легче.
4. Приоритеты. Дж. Моргенстерн говорит о необходимости разработки большой «картины жизни» - ваших целей, глобальных планов. Она состоит из 3 этапов. Первый: выделение «категорий» - главного, того, что важно для вас. Их должно быть не больше шести (к примеру, «финансы», «здоровье», «семья»). Второй: цели для каждой «категории». Например, в финансовом плане это может быть определённая сумма на банковском счету к моменту выхода на пенсию. Третий: 2-3 вида деятельности, которые ведут к цели (зарплата, пассивный доход от инвестирования, депозит).
5. Техника SPACE. Организация времени и организация пространства едины, поэтому автор предлагает специальную методику планирования SPACE (от англ. пространство):
- Sort - сортируйте дела и вещи вокруг себя.
- Purge - очистите время и пространство от всего, без чего можно справляться и так.
- Assign - назначьте каждой вещи своё место, а каждому делу - своё время.
- Containerize - определяйте параметры каждой значимой деятельности.
- Equalize - время от времени переоценивайте свою систему.
«Съедайте лягушку на завтрак»
Б. Трейси «лягушкой» называет какое-либо неприятное, но важное дело. Он уверен, что его откладывать нельзя, ведь таким образом мысли всё равно будут возвращаться к нему, кроме того, проволочка лишь усугубит эмоциональное напряжение. Начинать свой день стоит именно с выполнения этого дела - так вы освободитесь от груза необходимости и сосредоточитесь на более приятных делах.
«Бифштекс из слона»
Случается так, что перед нами стоит необходимость решить какую-нибудь глобальную задачу - сложный многоступенчатый проект. И непонятно, как именно и что следует начинать делать, особенно если очерёдность не оговорена. В таком случае нужно разделить работу на части и выполнять их отдельно (образно говоря, съесть целого слона гораздо труднее, чем разделённого на бифштексы). Это не только позволит начать реализовывать задачу, но и поспособствует лучшему её пониманию.
Научитесь говорить «нет»
Можно увлекаться фильмом «Всегда говори да» с Джимом Керри в главной роли, но в плане тайм-менеджмента он - плохой советчик. Это совсем не значит, что нужно избегать новых возможностей, даже наоборот, но и взваливать на себя слишком много, даже в одной области - неправильно. Рано или поздно человек «перегорает». Еще раз напомним, что управление временем нужно не для того, чтобы успевать делать больше, а для того, чтобы делать правильно то, что нужно.
Стремитесь к автоматизации
Всегда ищите возможности сделать рутинную работу более простой. К примеру, если вы работаете с электронной почтой и вынуждены постоянно проверять папку с входящими - настройте оповещение о новых письмах на смартфон или для компьютера с помощью специальных сервисов.
Выполняйте похожие дела подряд
Если вам предстоит сделать 2-3 практически одинаковых дела на протяжении дня, выполняйте их подряд. Мозг «привыкает» к подобным задачам и следующий раз справляется с ними быстрее, чем, если бы между ними был перерыв.
Биологические часы
В тайм-менеджменте стоит уделять внимание не только времени как физической единице. В соответствии со своими определите часы наибольшей активности и наименьшей, и занимайтесь делами или давайте себе отдых с их учётом. Возможно, придётся пожертвовать традиционной чашечкой кофе сразу по приходу на работу, но вы гораздо продуктивнее проведёте день.
7 сервисов и программ для планирования и управления временем
Google Keep
Google Keep - электронный блокнот с возможностью создания обычных записей и пронумерованных списков, простейшая программа, поддерживающая все мобильные платформы, а также имеющая браузерную и оффлайн версию. Полезным данный сервис является в том плане, что из любого устройства, где выполнен вход в ваш Google-аккаунт, вы сможете получить доступ ко всем имеющимся записям; кроме того, можно начать работать над документом со смартфона ещё в транспорте по дороге на работу, а продолжить уже в офисе с ПК.
Maniac Time
Эта программа, как маньяк, преследует вас весь день. В хорошем смысле, конечно же. С момента запуска программы она собирает информацию об открытых приложениях и времени работы с ними, что в конце рабочего дня можно использовать для анализа времени, затрачиваемого на разные действия (процент и реальное время). Из данной статистики видно, сколько в день вы работали в текстовом редакторе, сколько в браузере, на сколько отвлекались на другие приложения. Если определённое время не выполнять на компьютере никаких действий, а потом вернуться за него - Maniac Time встретит вас вопросом, где вы были и почему не работали?
LeaderTask
Эта программа совмещает в себе сразу несколько полезных функций - календарь, планировщик, органайзер, менеджер файлов. Широкий функционал дополняется возможностью индивидуальной настройки (выделение приоритетов), способностью визуализировать представление или ход выполнения проектов, синхронизировать свои данные между устройствами на разных платформах и с Outlook. Оценить все достоинства программы перед покупкой разработчики предлагают за 45 дней бесплатного использования.
Microsoft Outlook
Многим данный продукт известен как почтовый клиент, но это лишь одна из функций. На самом деле Outlook предоставляет также возможность работы с календарём и планировщиком - достаточно удобными и понятными для всех пользователей пакета Office. Об использовании этой программы в качестве инструмента для тайм-менеджмента читайте в статье Глеба Архангельского http://www.improvement.ru/bibliot/outlook/01.shtm.
Microsoft OneNote
Ещё один сервис из пакета Microsoft Office, с недавнего времени распространяющийся бесплатно. Программа не является чем-то революционным, хотя и предлагает достаточно сильный инструментарий: возможность древовидного отображения списка дел, добавления к задачам аудио и медиа файлов. Особенность - поддержка рукописного ввода для планшетов.
Миниплан
Этот сервис, предназначенный для личного использования, созданный авторами Мегаплана - успешного корпоративного инструмента планирования. Один из самых известных и функциональных российских продуктов. Детальнее о программе в короткой презентации .
Remember the Milk
Одна из наиболее известных программ по GTD. Помимо списка дел/планировщика, данный сервис оснащён целым рядом современных технических решений, призванных разгрузить память. Среди них: настройка E-mail и sms-оповещений о предстоящих делах, управление заметками Evernote (который, к слову, можно также использовать в целях управления временем), работа с приложением при отсутствии Интернета, возможность синхронизации с календарём Google (ещё одним самостоятельным практичным инструментом, выполненным по аналогии с ежедневником).
И главный совет напоследок, исходящий из логики предмета тренинга: нельзя научиться управлять временем и при этом не ценить своё и других людей время. Планирование должно начинаться с осознания того, насколько это важно конкретно для вас, насколько вы готовы к дисциплине и контролю. Без этого, разовое прочтение и попытка применить отдельные рекомендации или инструменты в своей жизни ощутимого эффекта не дадут. Поэтому желаем вам терпения, настойчивости и, конечно же, измеримых результатов. Удачи!
Проверьте свои знания
Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.
В погоне за деньгами мы зачастую забываем о главном нашем ресурсе - времени. А оно не бесконечно и, к сожалению, скоротечно; именно к этому осознанию пришли создатели понятия тайм менеджмент . Сегодня рассмотрим с вами, что это за слово такое сложное и как с ним обращаться.
Если говорить сухим языком, то тайм менеджмент представляет собой целую науку о грамотном распределении часов. Она вошла в российские реалии относительно недавно, а вот на Западе словосочетание уже получило статус обыденного. В некоторых компаниях даже работают так называемые тайм менеджеры - сотрудники, занимающиеся оптимизацией рабочего времени .
Кому нужен тайм менеджмент?
Давайте рассмотрим вопрос с точки зрения компаний. Стартапы, компании мелкого и крупного калибра - кто из этих игроков наиболее нуждающийся в менеджменте такого рода?
Наиболее страдающая сторона от недостатка тайм менеджмента - компании малого и среднего калибра. Если в крупных корпорациях система устоялась и работает на автомате, то нехватка работы со временем отчетливо видна на графиках продаж более мелких игроков.
С чем это связано?
Тайм менеджмент это инструмент, в конечном счёте направленный на повышение продаж. Чем лучше ваши сотрудники обращаются с рабочими часами, тем они результативнее. А результат - это продажи.
Как освоить тайм менеджмент бесплатно?
Как уже было сказано выше, мы говорим о науке. Разумеется, как и в любой другой науке, тайм менеджмент может похвастаться целой тучей экспертов и формулами. Рассмотрим, к примеру, одного из президентов США - Дуайта Эйзенхауэра . В своей работе он изобрел целую матрицу, актуальную и сегодня.
Суть метода очень проста - ваша задача определить все свои дела в один из 4 квадрантов:
- Срочно и важно
- Не срочно и важно
- Срочно и неважно
- Не срочно и не важно
Затем вы должны приступить к решению задач в соответствии с приоритетом (как в нашем списке выше). Кстати, в этом и заключается основная идея управления временем - в систематизации дел. Так что да, освоить тайм менеджмент бесплатно - более чем реальная задача, нужно лишь подобрать самую подходящую для себя систему.
Основные атрибуты тайм менеджмента
Если вы всерьез задумались о внедрении тайм менеджмента в свою повседневную действительность, то вам необходимо знать о главных атрибутах понятия. Итак, что же необходимо иметь при себе?
- Ежедневник. Лучше всегда иметь под рукой записную книжку, где будут указаны все ваши задачи. Кстати, с той же целью можно использовать и программы для тайм менеджмента абсолютно бесплатно.
- Подходящая вам система тайм-менеджмента. Найти “ту самую” тяжело, сделать это можно, только постоянно пробуя что-то новое.
- Маркеры и стикеры для визуализации. Упростить навигацию по списку дел можно при помощи именно этих инструментов.
Программа для тайм менеджмента (для компьютера)
Вместо бумажного ежедневника рекомендуем использовать специальную программу с аналогичным функционалом. Так легче работать с задачами, вносить правки, визуализировать и расставлять приоритеты. Получить такой функционал в виде программы для тайм менеджмента можно бесплатно; это стандартный набор функций любого планировщика.
Рекомендуем воспользоваться приложением ЛидерТаск . Главным образом, потому что вы сможете всегда видеть список дел, даже находясь далеко от компьютера. Сервис обладает мобильными клиентами на iOS и Android, так что пропустить что-то важное не получится.
Итак, мы рассмотрели тайм-менеджмент с точки зрения атрибутики, науки и систем. Теперь важно осознать важность этого понятия и незамедлительно начать внедрять его в свой повседневный быт. Причем неважно кто вы - генеральный директор, менеджер или вовсе домохозяйка: тайм-менеджмент нужен всем.
Цифровой органайзер, синхронизирующийся с практически всей носимой умной техникой: от часов до колонок.
Совместные шоппинг-листы помогут быстрее купить нужные товары. Создайте список покупок внутри приложения и предоставьте к нему доступ своим близким. Встроенные алгоритмы рассортируют все продукты по категориям и предложат купить похожие товары, чтобы вы не бегали по нескольку раз в один отдел. Приложение анализирует историю покупок и со временем начнет предлагать еду, которая скоро закончится. Это поможет максимально сократить время, потраченное на шопинг, чтобы вы смогли заняться чем-то более продуктивным.
Все события сортируются по дате исполнения и разным папкам, благодаря чему вы сможете быстро оценить рабочую обстановку и понять, какая задача сейчас важнее всего.
Приложение можно настроить так, что вы будете видеть все планы даже при заблокированном экране, что избавит от дополнительного соблазна зайти в соцсети и попасть в водоворот прокрастинации.
Todoist
Цифровой пленнер, который позволит вам расставить задачи по приоритетности и разбить большую задачу на ряд подзадач. Сначала кажется, что это мелочь, но на самом деле это помогает побороть прокрастинацию. Как известно, мозг не любит напрягаться и боится больших сложных задач. А разбивая её на несколько мелких подзадач, мы обманываем сами себя: мозг начинает оценивать ситуацию, как последовательность простых задач, которые можно быстро и легко закрыть.
Возможность добавить местоположение без контекста
Вам нужно прийти в определенное место, но вы ещё не знаете, что будете там делать? Просто внесите напоминание с адресом и временем, оставив другие поля пустыми.
Перенос даты начала без нарушения цикла повтора
Есть рутинная задача, которая повторяется каждую среду, однако именно на этой неделе у вас получится сделать её только в пятницу? Просто поменяйте дату ближайшей задачи, при этом повторы будут отображаться по старому графику.
Интеграция с огромным количеством сервисов
К любой задаче можно прикрепить нужный файл прямо в программе. Это экономит количество переключений, кликов и, конечно, позволяет не сместиться фокусу внимания.
Максимальная гибкость
Задавайте гибкие сроки выполнения задач: конкретный день, каждый будний/выходной, каждое N число, каждый выходной с 2 до 22 число и т.д. Это удобно и экономит ваше время при создании заметок.
Настройте выходные и отпуск - позвольте списку задач отдохнуть вместе с вами.
Google Calendar
Нестареющая классика, с которой очень удобно совершать долгосрочное планирование. Создавайте общие события со своими контактами и будьте уверены в том, что они не забудут о запланированном. Также можно делиться целыми календарями, который будет видеть каждый, с кем вы поделились инвайтом. Не советуем это делать с основным календарем, иначе все увидят ваши личные планы. Создайте “Командный календарь”:
- Кликните на «бургер» и разверните основное меню.
- Нажмите на плюс возле «Другие календари».
- Выберите «Создать календарь» и придумайте ему имя.
- Делитесь инвайтами на него с требуемыми контактами: каждый из вас сможет создать событие в новом общем календаре.
Нужно начать писать диплом или же похудеть к отпуску? Выберите тип действия «Цели», ответьте на наводящие вопросы, и приложение само подберет время в графике.
Добавляйте файлы с Google Drive, импортируйте сторонние календари, выделяйте события цветом, масштабируйте режим работы на ежемесячный, еженедельный и повестку дня. При должном желании, Google Calendar отлично кастомизируется и становится универсальным пленнером.
RescueTime
Подолгу прокрастинируете и хотите это исправить? Скачайте RescueTime: эта программа проконтролирует продуктивность рабочего дня. Она запишет, сколько времени было просижено на том или ином сайте, и как долго вы пользовались определенными приложениями.
Таймтрекер предлагает четыре типа отчетов:
- используемые приложения и посещенные веб-сайты;
- категория активности;
- продуктивность действий;
- поставленные цели.
Все отчёты визуализированы в виде диаграмм.
Устанавливайте цели: укажите, что вы хотите посидеть X часов в полезном приложении, и меньше чем Y минут на сервисах-прокрастинаторах.
В RescueTime уже категоризированы несколько сотен сайтов, но вы легко можете настроить его под себя. Ведь если для SMM-менеджера серфинг инстаграма — это часть работы, то для среднестатистического юзера — просто потерянное время.
Ставьте таймер на паузу во время обеда или отдыха: так трекер будет понимать, что вы не бесцельно пялитесь на экран, а отдыхаете.
Режим FocusTime
Боитесь, что не удержитесь и зайдете на свои любимые развлекательные сайты? Включите режим FocusTime, и вы просто не сможете зайти на них в указанный период. Этот режим распространяется даже на гаджеты с подключенным RescueTime.
Бесплатная версия ограничена трехмесячной историей отчетности. В платной версии ($9/мес) доступна полная история: можно увидеть, как вы пользовались гаджетами несколько лет назад. Также приложение просигнализирует о том, что вы слишком долго сидите за одним приложением/вкладкой. Кроме этого, отчеты наполняются событиями, не связанными с гаджетами: деловыми обедами, прогулками с друзьями и т.д.
SelfControl
Open-Source приложение для Mac, запрещающее доступ к выбранным сайтам на определенный временной отрезок. Программа создана для тех, кому не помогли другие ограничители трафика, так как она не даст зайти на нежелательные сайты, пока не закончится срок таймера. Не поможет даже перезагрузка компьютера и удаление приложения. Время каждого «блока» от 15 минут до 24 часов. Поэтому обязательно думайте, на какой период вы готовы стопроцентно отказаться от любимых сайтов.
Focus Booster
В зависимости от сроков и категории, задача попадает в один из разделов: Next (Сделать сейчас), Waiting (Сделать, как только возможно), Scheduled (Запланированное), Someday (Когда-нибудь).
Как применить это в жизни?
Вы вспомнили, что через месяц у вас годовщина отношений со второй половинкой. Обычно вы бы долго искали отмазки самому себе, и потом купили бы что-то в последний день. С GTD всё иначе: вы сразу начинаете действовать! Для этого нужно записать в «Запланированное» событие «Купить подарок к годовщине», а потом прописать шаг «Next», где вы сделаете первый конкретный шаг к приобретению подарка (мини-опрос друзей второй половинки и т.д). После этого следует добавить шаги в Waiting - анализ цен в интернет-магазинах на интересующие товары, их покупка, доставка и красивая презентация для любимого человека. Как только вы сделали один из пунктов - вычеркивайте его, и перемещайте следующий пункт на его место. В конце у вас должна остаться только 1 задача: вручить подарок.
Для быстрого поиска мероприятий здесь реализована политика тегов и объединения мелких задач в большие проекты.
Также задачи можно отсортировать по их продолжительности и сложности. Самые важные и срочные дела отмечаются звездочками - тогда приложение перенесет их в папку Focus.
Время — это ограниченный ресурс, который постоянно расходуется. Вы не можете перестать использовать его и не способны восстановить его запасы, но при этом оно нужно вам, чтобы реализовывать задуманное. От планирования встреч до выполнения заказов — время стоит за каждым аспектом ведения бизнеса, и вы не можете позволить себе распоряжаться им плохо.
Неэффективный тайм-менеджмент может проявляться по-разному. Прокрастинация, отвлечения на личные дела или же затянувшиеся надолго проекты, существует множество вещей, которые ежедневно тратят наше время впустую. Из-за потерянного времени вы нарушаете свой жизненной-рабочий баланс, ощущаете больше стресса и чаще сталкиваетесь с жесткими дедлайнами.
К счастью, сегодня современные технологии могут предложить нам уйму возможностей для более продуктивного управления временем. В этой статье мы перечислили 9 приложений, которые позволят освободить ваше расписание, найти время для личной жизни и сосредоточиться на выполнении важной работы.
1. Clear
Clear — это простое, хорошо продуманное приложение для списков дел, благодаря которому вы сможете с легкостью следить за всеми вашими текущими задачами.
Порой наша жизнь становится слишком суетливой, но Clear помогает видеть приоритетные цели как ряд элементарных, пошаговых процессов. Вы можете распределять ваши ежедневные задания по отдельным категориям, используя тематические списки, и сразу же видеть то, что нужно делать дальше.
Одним из основных преимуществ Clear является его полностью настраиваемый и удобный в использовании интерфейс. С помощью простых жестов вы сможете добавлять и завершать задачи без малейших раздумий.
Clear доступен для iOS, OS X и Apple Watch.
Почему Clear?
Это приложение организовывает вашу жизнь, позволяя вам достигать ваших целей шаг за шагом.
Clear синхронизируется с аккаунтом в iCloud, благодаря чему вам не нужно постоянно обновлять ваши списки дел на всех устройствах.
Clear приучает вас к ответственности за счет напоминаний и push-уведомлений, которые акцентируют ваше внимание на том, что вам действительно нужно сделать.
Workflow — это легко настраиваемое приложение, которое сокращает ваши временные затраты на выполнение сложных ежедневных задач.
С помощью Workflow вы можете создать уникальные ярлыки на «рабочем столе» вашего телефона или планшета, которые выполняют серии задач одним кликом. Что бы вас не интересовало — автоматическое «подтягивание» маршрута к месту вашей следующей встречи из Google Maps или резервное копирование всех ваших фотографий в Dropbox’е — у вас появится возможность разрабатывать свои собственные приложения, которые будут отвечать за любые необходимые функции.
Workflow может похвастаться более чем 200 действий и интеграций с такими приложениями, как Facebook, Uber и YouTube. Этот тайм-менеджер доступен на iOS.
Почему Workflow?
Workflow помогает вам сэкономить время за счет автоматизации сложных задач, которые вы регулярно выполняете на мобильном устройстве.
Workflow отличается простотой и скоростью работы, ведь он позволяет вам быстро создавать новые приложения и ярлыки при помощи обычных «drag-and-drop» команд.
Workflow универсален и может работать внутри таких приложений, как Safari и Evernote.
3. Clara
Clara — это приложение, основанное на искусственном интеллекте, которое планирует и координирует ваши встречи.
Назначение встреч — это очень трудоемкая работа: отыскать время в своем собственном расписании сложно, но разобраться в событиях чужого графика еще тяжелее. Clara избавляет вас от беготни, связанной с организационными вопросами, благодаря автоматической обработке надоедливых back-and-forth email’ов, которым вы каждый день уделяете время.
Просто впишите Clara как вторичного получателя (СС — carbon copy) в любое письмо и приложение сразу же начнет процесс создания встречи.
Почему Clara?
Clara помогает вам тратить меньше времени на отправку писем и высвобождает ваш почтовый ящик.
С Clara вы сможете фокусироваться на выполнении своих обязанностей, так как вам не придется думать о своем расписании.
Clara ведет себя подобно реальному человеку и использует простой, естественный стиль изложения, который будет полностью понятен вашим получателям.
Wunderlist — это приложение, предназначенное для создания совместных списков дел, благодаря которым вы можете более точно координировать свои действия с коллегами, друзьями и родственниками.
Когда настанет время заняться какой-то работой, вам не придется делать все в одиночку. Wunderlist позволяет вам отслеживать, завершать цели и делиться ими одним нажатием кнопки. Вы также сможете назначать задачи, добавлять комментарии, устанавливать сроки выполнения и напоминания для вашей команды.
Wunderlist доступен для Android, iOS и Windows Phone; OS X и Windows; и Google Chrome.
Почему Wunderlist?
С Wunderlist вся ваша команда остается в курсе событий, так как это приложение позволяет делиться, комментировать и совместно заниматься любой задачей или списком дел.
Wunderlist доступен практически на всех платформах, а это значит, что он будет работать на всех ваших устройствах и у всех участников вашей команды.
Wunderlist заботится о том, чтобы вы ни о чем не забывали, предоставляя вам возможность гибкой настройки дедлайнов и напоминаний.
RescueTime — это тайм-трекер, который записывает, как и где вы проводите время в Интернете.
Хотите сбалансировать личную жизнь и рабочую сферу? RescueTime анализирует все, что вы делаете на протяжении дня — от используемых вами приложений до количества времени, которое вы проводите на ваших любимых веб-сайтах. Если вы хотите оградить себя от повседневных отвлекающих факторов и выполнять свою работу быстрее, RescueTime позволит вам определить, какие именно модели поведения отдаляют вас от более продуктивной жизни.
Чтобы помочь вам сосредоточиться на достижении ваших целей, RescueTime может даже временно заблокировать ресурсы, на которых вы предпочитаете проводить время, откладывая работу «на потом». RescueTime доступен для iOS и Android; OS X, Windows и Linux.
Почему RescueTime?
RescueTime сигнализирует вам о том, что вы тратите слишком много времени на ту или иную задачу за счет напоминаний.
RescueTime дает вам лучшее представление о том, как вы проводите свой день, благодаря подробным отчетам и ежедневным дайджестам.
RescueTime помогает вам выполнять работу быстрее, подбирая для вас новые способы организации вашего дня и грамотного тайм-менеджмента.
6. Timely
Timely — это инновационный тайм-трекер, который не только показывает, сколько времени у вас уходит на каждый проект, но и помогает вам организовывать вашу рабочую неделю эффективнее.
Timely заблаговременно планирует вашу неделю и позволяет оценить временные затраты на решение ваших повседневных задач. Отслеживая свое время, вы сможете сравнить ваши прогнозы с тем, как долго на самом деле выполнялась та или иная работа, и оптимизировать свое расписание в будущем.
Такой подход к тайм-трекингу позволит вам распоряжаться своим временем более эффективно и положит конец при выполнении важных проектов. Timely доступен для iOS и как браузерное приложение.
Почему Timely?
Timely направляет вашу команду в нужное русло и дает вам более реалистичную картину того, сколько времени на самом деле уходит на проекты.
Timely помогает вам отслеживать точное количество времени, которое вы отводите на решение рабочих задач.
Timely помогает вам понять, как именно проходить ваша неделя, и распланировать следующую «семидневку».
Trello — это гибкое веб-приложение для управления проектами, благодаря которому вы сможете с легкостью сортировать ваши задачи и взаимодействовать с другими членами команды.
Вместо того чтобы сбивать вас с толку кучей email’ов и сообщений в Slack, Trello отображает ваши проекты в виде списков, прикрепленных к электронной доске объявлений. Каждый список состоит из отдельных карт, которые могут представлять задачи, идеи, цели и многое другое. Участники команды могут добавлять комментарии, вложения, чек-листы и пользовательские заметки к картам, умещая всю эту информацию на одной странице.
Чем бы вы ни планировали заняться — отслеживанием прогресса крупных проектов или же организацией сеанса «мозгового штурма» — Trello можно адаптировать под любые нужды ваших сотрудников.
Почему Trello?
Это приложение полностью настраиваемое. В каждом бизнесе есть свои особенности, и Trello легко приспосабливается к этим потребностям.
Trello поддерживает вашу организованность, объединяя все проекты и командные коммуникации в единое цифровое окружение.
С Trello вам будет намного проще отслеживать проекты и вы сможете анализировать целые рабочие процессы с первого взгляда.
Благодаря доступу к обширной сети данных Google Now может предоставлять вам сведения, которые посчитает релевантными для вас. От результатов спортивных состязаний и близлежащих ресторанов до наличия пробок по дороге на работу, Google Now высвобождает ваше время, заботясь о всех ваших ежедневных мелочах.
Google Now также полностью интегрирован в экосистему приложений Google, что позволяет вам назначать мероприятия в Google Календаре, вносить заметки и многое другое. Этот онлайн-ассистент совместим с операционными системами iOS и Android.
Почему Google Now?
Google Now дает вам больше времени, чтобы сосредоточиться на своей работе, ведь он предоставляет вам нужную информацию, не заставляя вас копаться в поисковой выдаче.
Google Now всегда готов помочь, хотите вы зарезервировать столик в ресторане или пытаетесь вспомнить, где припарковали свой автомобиль.
Приложение автоматически адаптируется к вашему поведению и обеспечивает вам уникальный и полностью настраиваемый опыт, который можно изменить в любой момент.
Pocket — это приложение для закладок, которое позволяет вам сохранять статьи, чтобы прочитать их позже.
Увлекательный контент способен отвлечь вас от рабочего процесса даже в самые продуктивные дни. Благодаря Pocket вы можете сохранять все приглянувшиеся вам публикации в одном месте и откладывать их на будущее, не отрываясь от выполнения более приоритетных задач.
Pocket работает с более чем 1500 различных приложений, поэтому где бы вы ни нашли интересную статью, у вас будет возможность зафиксировать ее. Pocket совместим с iOS и Android.
Почему Pocket?
С Pocket вы не будете отвлекаться, потому что всегда сможете сохранить толковый контент и выжать максимум из своего времени.
Pocket помогает вам организовать ваш день и отделить рабочее время от времени на обучение.
Pocket упрощает обнаружение нового контента, так что решив прочитать что-то новое, вы не испытаете недостатка материалов.
Время решает все
Эффективное распределение своего времени является ключом к более продуктивной и счастливой жизни.
Если вы распоряжаетесь этим ресурсом недостаточно хорошо, вы можете запросто погрязнуть в рабочих нюансах и упустить возможности для приятного времяпровождения в компании друзей или родственников. Поддержание правильного жизненно-рабочего баланса является важнейшим фактором вашего профессионального и личного успеха, поэтому вы должны стараться извлекать максимум из своего времени при любых обстоятельствах.
С помощью перечисленных выше приложений вам удастся с легкостью оптимизировать свою жизнь для большей продуктивности и меньшего стресса.
Раздел, в котором вы найдёте программы для управления временем. Они помогут вам не только лучше организовать ваше рабочее время, но и выполнять поставленные задачи более эффективно.Motivate Clock
Windows официальный сайт 06 февраль 2016 Бесплатное ПО - лицензия для личного и коммерческого использования Тайм-менеджмент 1Motivate Clock - бесплатная программа, которая предназначена для подсчета проведенного времени в различных приложениях, браузерах, учета времени работы над отдельным проектом. Программа проста в использовании, поддерживаются английский, русский, украинский языки. Motivate Clock отлично подойдет фрилансерам, а так же всем, чья работа оценивается, исходя из почасовой оплаты труда. Программа отлично помогает оптимизировать рабочее время над проектом. Имеется функция установки уведомлений, в том числе можно задать напоминание о необходимости отдыха. Поддерживается два режима работы: “внепроектный” - режим ручного учета и “проектный”, в котором указываются задействованные в работе приложения. В последнем можно отследить общую статистику, а также распределение времени по всем задействованным приложениям.