LA. Elina, économiste-comptable

Frais de divertissement : sorties pour affaires

Les lettres du ministère des Finances mentionnées dans l'article peuvent être consultées : section «Consultations financières et personnelles» du système ConsultantPlus

Afin de maintenir les relations commerciales existantes et d'en établir de nouvelles, les entreprises organisent souvent des réunions avec des partenaires commerciaux, qu'il s'agisse de fournisseurs ou de clients. Lors de la comptabilisation des coûts de telles réunions, le plus important est une documentation appropriée.

Nous considérerons la comptabilité uniquement selon la méthode de la comptabilité d'exercice.

Les personnes simplifiées ne peuvent pas prendre en compte les frais de représentation fiscalement, puisqu'ils ne sont pas inclus dans la liste fermée des dépenses. Lettre du Ministère des Finances du 11 octobre 2004 n° 03-03-02-04/1/22.

Nous déterminons quelles dépenses sont classées comme hospitalité

Aux fins fiscales, les frais d'accueil comprennent les dépenses associées à la réception et/ou au service officiel. sous-p. 22 alinéa 1, alinéa 2 art. 264 Code des impôts de la Fédération de Russie:

• individus et représentants d'organisations participant à des négociations afin d'établir et/ou de maintenir une coopération mutuelle Lettres du Ministère des Finances du 03/06/2013 n° 03-03-06/2/20149, du 27/05/2009 n° 03-03-06/1/351;
• les participants arrivés aux réunions du conseil d'administration (conseil d'administration) ou d'un autre organe directeur de l'entreprise.

NOUS DITES AU DIRECTEUR

D'un point de vue fiscal ce sera plus sûr si les non-résidents représentants les entrepreneurs paieront leurs propres déplacements et hébergement. Si de telles dépenses sont payées par l’entreprise invitante, le fisc ne permettra probablement pas qu’elles soient prises en compte comme frais de représentation.

Une réception officielle désigne un petit-déjeuner, un déjeuner, un dîner ou tout autre événement similaire.

Et par service nous entendons :

• livraison des participants jusqu'au lieu de l'événement de divertissement et retour (il ne peut toutefois être pris en compte comme frais de divertissement pour le paiement des billets d'avion et de train et les frais liés à la livraison des personnes arrivant à l'événement de la gare à l'hôtel, ainsi que les frais d'hébergement Lettre du Service fédéral des impôts du 18 avril 2007 n° 04-1-02/306@);
• service de buffet lors des négociations. Le Code des impôts ne contient pas de liste d'aliments et de boissons dont les coûts ne peuvent être inclus dans les frais de représentation. Ainsi, les dépenses liées aux boissons alcoolisées achetées pour des événements officiels peuvent également être prises en compte dans le cadre des dépenses de représentation en Lettre du Ministère des Finances du 25 mars 2010 n°03-03-06/1/176 ; Résolution du Service fédéral antimonopole du 15 janvier 2013 n° A55-14189/2012;
• paiement pour les services de traducteurs qui ne font pas partie du personnel de l'organisation pour assurer la traduction lors d'événements de divertissement.

Les frais de représentation peuvent être pris en compte même si, à l'issue de l'assemblée, l'accord ou le contrat souhaité n'est pas signé. En effet, le Code des impôts ne fait pas dépendre la possibilité de comptabiliser les frais de représentation de l'efficacité de l'événement. article 2 art. 264 Code des impôts de la Fédération de Russie ; Résolution du Service fédéral antimonopole du 27 août 2009 n° A48-2871/08-18 ; FAS UO du 23 décembre 2008 n° Ф09-8529/08-С2.

Il vaut mieux ne pas qualifier de dépenses de représentation dans votre comptabilité des dépenses visant à fidéliser des clients, des fournisseurs ou d'autres organismes et particuliers, mais ne répondant pas strictement à la définition des frais de représentation donnée dans le Code des impôts. Résolution du Service fédéral antimonopole de la région de Moscou du 23 mai 2011 n° KA-A40/4584-11. Il est plus prudent de les prendre en compte comme d’autres dépenses. sous-p. 49 alinéa 1 art. 264 Code des impôts de la Fédération de Russie. Cette approche évitera non seulement d'éventuels désaccords avec les inspecteurs, mais vous permettra également de prendre en compte vos dépenses raisonnables sans aucune restriction en matière de comptabilité fiscale. Par exemple, les dépenses pour le thé, le café et les friandises que la secrétaire offre aux clients visitant le bureau ne peuvent pas être classées comme dépenses de divertissement. Lettre du Ministère des Finances du 12 mai 2010 n°03-03-06/1/327.

Parfois, les organisations prennent en compte les coûts des jours fériés d'entreprise, par exemple le Nouvel An, le 8 mars ou le 23 février, dans le cadre des dépenses de divertissement. Cependant, ces dépenses sont liées au divertissement des salariés et ne peuvent donc être prises en compte dans le calcul de l'impôt sur le revenu, ni comme frais de représentation, ni comme autres dépenses. article 2 art. 264 Code des impôts de la Fédération de Russie ; Lettre du Ministère des Finances du 11 septembre 2006 n°03-03-04/2/206.

Mais si des représentants des contreparties étaient invités à un événement de divertissement et que le but de sa tenue est d'améliorer les liens commerciaux et de maintenir la coopération, il sera possible d'insister devant le tribunal pour que les coûts de la tenue d'un tel événement soient représentatifs. Résolution du Service fédéral antimonopole de l'Ukraine du 19 janvier 2012 n° F09-9140/11. Mais le risque d'un différend avec l'inspection demeure.

Le lieu de rendez-vous peut être modifié

Le lieu de la réception officielle peut être choisi selon vos goûts. Cela peut être votre bureau, un centre d'affaires, un restaurant ou un café. Mais il ne faut donner aux inspecteurs aucune raison de douter que la réunion ait été organisée à des fins professionnelles. Par exemple, les inspecteurs peuvent avoir des réclamations concernant les frais d'organisation d'une réunion dans un théâtre, un sauna, un parc aquatique, un club de billard ou un centre de quilles (surtout s'ils ne disposent pas de services de restauration).

Le calendrier des négociations n’affecte en rien la comptabilisation fiscale des frais de représentation. Les négociations peuvent avoir lieu en dehors des heures d'ouverture, voire le week-end.

Nous préparons les pièces justificatives

Le Code des impôts ne dispose pas d'une liste stricte de documents confirmant les frais de représentation. Selon le ministère des Finances, cela contribuera à les confirmer Lettre du Ministère des Finances du 10 avril 2014 n°03-03-RZ/16288:

• les documents primaires confirmant le coût des biens et services achetés utilisés pour des événements de divertissement, notamment ceux joints au rapport préalable si le salarié a payé en espèces (contrats, factures, factures, actes, factures, tickets de caisse, tickets de vente, autres documents de paiement );
• un rapport (approuvé par le gérant) sur l'événement de divertissement et les dépenses y afférentes. Il ne serait pas inutile d'en indiquer les résultats. Il peut s'agir, par exemple, soit de la signature d'un protocole d'intention de conclure un accord à l'avenir, soit simplement d'établir une relation commerciale de confiance.

Le Service des Impôts est d'accord avec le ministère des Finances et précise : n'importe quel document peut être établi, l'essentiel est que son contenu indique que les coûts documentés spécifiques de l'organisation sont associés à la tenue d'événements de divertissement. Lettre du Service fédéral des impôts du 05/08/2014 n° GD-4-3/8852.

Auparavant, le ministère des Finances insistait pour qu'un arrêté supplémentaire du chef sur la tenue d'un événement d'accueil et une estimation des frais de divertissement en Lettres du Ministère des Finances du 22 mars 2010 n° 03-03-06/4/26, du 13 novembre 2007 n° 03-03-06/1/807. Toutefois, dans le cadre de l'amélioration de l'administration fiscale, le nombre de documents confirmant les frais de représentation a été réduit à article 10, article Plan IV, approuvé. Arrêté gouvernemental n° 162-r du 10.02.2014.

Il est encore plus courant de rédiger un rapport. Sa forme est arbitraire. Nous vous proposons un exemple d'un tel rapport.

J'APPROUVE
Directeur général de Krasnaya Smorodinka LLC

Rapport sur la réception officielle des représentants de Lyubimye Sady LLC

La réception officielle des représentants de Lyubimye Sady LLC a eu lieu le 21 avril 2014. Le lieu des négociations était Moscou, Leninsky Prospekt, 38, salle de banquet du restaurant Spoutnik.

Présent à la réception :
- représentants de Lyubimye Sady LLC - 7 personnes, dont le directeur général Yu.I. Veleboujski ;
- représentants de Krasnaya Smorodinka LLC - 8 personnes, dont le directeur général E.V. Sleiman. Il n’est pas nécessaire de citer ceux qui ont assisté au banquet officiel. Il n'y a pas de telles exigences dans le Code des impôts. Mais dans le rapport du banquet officiel, il serait utile d'indiquer le nombre de représentants des contreparties et clients potentiels présents.

Après la réception officielle, un contrat a été signé pour la fourniture de nouveaux produits - le jus Jubilee. Un accord complémentaire au contrat actuel n° 1168/2013 sur la fourniture de produits a également été conclu.

Le montant total des dépenses liées à l'organisation d'un événement représentatif s'élevait à 47 000 roubles, dont :
- pour la location d'une salle de banquet - 10 000 roubles ;
- pour l'achat de nourriture et de boissons - 37 000 roubles.

Une copie du reçu de caisse pour les services de restauration est jointe. Si les dépenses de l'événement de divertissement ont été payées en espèces, les documents originaux confirmant ce paiement (reçu de caisse, formulaire de déclaration stricte) doivent être joints au rapport préalable du salarié qui a payé les dépenses de l'événement en espèces.

Comptabilité fiscale : norme pour le bénéfice et la TVA

La comptabilité fiscale des frais de représentation comprend trois étapes.

ÉTAPE 1. Nous calculons les dépenses de divertissement pour le mois (trimestre) en cours.

La date de comptabilisation des frais de représentation est déterminée :

• <если>l'événement a été payé par virement bancaire - soit à la date d'approbation du rapport sur l'événement représentatif et article 1 art. 272 Code des impôts de la Fédération de Russie;
• <если>les frais de représentation ont été payés par l'employé en espèces - selon la dernière des deux dates article 1, par. 5 paragraphe 7 art. 272 Code des impôts de la Fédération de Russie:

• <или>date d'approbation du rapport sur l'événement ;
• <или>date d'approbation du rapport préalable par le gestionnaire.

ÉTAPE 2. Nous découvrons quelle partie des frais de représentation peut être prise en compte dans la période en cours sur la base de la norme - 4 % des coûts de main-d'œuvre accumulés (énumérés à l'article 255 du Code des impôts de la Fédération de Russie) pour la période de déclaration/imposition en cours. article 2 art. 264, paragraphe 4 de l'art. 272 Code des impôts de la Fédération de Russie.

Veuillez noter que tant le montant des frais de représentation que le montant des coûts de main-d'œuvre lors de la normalisation doivent être déterminés selon la méthode de la comptabilité d'exercice dès le début de l'année. article 7 art. 274, art. 315 Code des impôts de la Fédération de Russie. Et si une partie des frais de représentation n'est pas prise en compte au cours d'un trimestre, il est fort probable qu'elle puisse être (au moins partiellement) prise en compte au cours du trimestre suivant de la même année civile.

ÉTAPE 3. Nous acceptons en déduction la TVA sur les frais de représentation pris en compte au sein de la norme comme dépenses de la période en cours.

Si les vendeurs ont présenté la TVA en amont pour tous les frais de représentation, alors la formule de calcul de la partie de la taxe pouvant être présentée en déduction est la suivante (à noter que tous les montants sont calculés selon la méthode de la comptabilité d'exercice depuis le début de l'année).

Mais cela arrive assez rarement. Et si pour certains coûts les vendeurs ont présenté la TVA en amont, mais pour d'autres il n'y avait pas de taxe en amont, alors il est plus rentable d'emprunter une voie différente. Partez du fait que lors du calcul de l'impôt sur le revenu dans les limites de la norme, vous tenez compte en premier lieu des dépenses qui s'accompagnent de la TVA en amont. Le Code des impôts n'interdit pas cette démarche. L'essentiel est que l'impôt à déduire concerne les dépenses prises en compte pour le calcul de l'impôt sur le revenu. article 7 art. 171 Code des impôts de la Fédération de Russie.

Si le montant des frais de représentation est conforme à la norme plus le montant des dépenses pour lesquelles le vendeur a déclaré la TVA en amont, alors la totalité de la TVA en amont sur les frais de représentation peut être déduite.

Dans une situation différente Une estimation sera nécessaire pour déterminer le montant demandé en déduction. Donnons un exemple qui convient dans la plupart des cas. Encore une fois, tous les montants qu’il contient sont considérés comme un total cumulé depuis le début de l’année.

Étant donné que les dépenses de représentation doivent être normalisées selon la méthode de la comptabilité d'exercice dès le début de l'année, il se peut que vous puissiez déduire la TVA sur ces dépenses en partie au cours d'un trimestre et en partie au cours d'un autre (lorsque les dépenses cessent d'être excédentaires aux fins de l'impôt sur les bénéfices). ). Notamment, du fait qu'au cours de l'année le fonds salarial augmente et qu'il devient possible de prendre en compte le montant supplémentaire des coûts standardisés dans les dépenses « rentables » Lettre du Ministère des Finances du 6 novembre 2009 n°03-07-11/285.

Attention

La TVA sur les frais de représentation excédentaires ne peut ni être déduite ni prise en compte dans les charges fiscales.

Si, à la fin de l'année, une partie de la TVA en amont sur les frais de représentation qui ne rentrent pas dans la norme « rentable » reste non réclamée en déduction, alors en comptabilité fiscale, un tel montant de TVA ne peut pas être pris en compte comme une dépense indépendante. . article 1 art. 170, art. 270 Code des impôts de la Fédération de Russie.

Pour uniformiser les frais de représentation et calculer la TVA déductible, il est préférable de créer un registre-calcul des impôts. Par exemple, il pourrait être comme ça.

SARL "Groseille"
formulaire approuvé Par arrêté n°25 du 20 décembre 2013

Registre-calcul des frais d'accueil
pour 20 14 année La forme du registre proposé prévoit un rationnement des frais de représentation tout au long de l'année. Toutefois, il doit être rempli à la fin de chaque trimestre pour les contribuables dont les périodes de déclaration sont trimestrielles, semestrielles et 9 mois.
Si les périodes de reporting sont d'un mois, 2 mois, etc., la colonne du registre comptable doit être plus grande (les montants des frais de représentation standardisés doivent être calculés à la fin de chaque période de reporting et à la fin de l'année) Art. 285 Code des impôts de la Fédération de Russie

Numéro de ligne	Indice	Montant, frotter.
		je quarte	Semestre	9 mois	Année
1	Montant des dépenses pour le dernier trimestre de la période de reporting/fiscale en cours	240 000	90 000	30 000
1a	Y compris le montant des dépenses pour lesquelles le vendeur a réclamé la TVA	160 000	40 000	10 000
2	Le montant des dépenses pour la période de reporting/fiscale, calculé selon la méthode de la comptabilité d'exercice à partir du début de l'année (page 1 + page 2 pour la période de reporting précédente)	240 000	330 000	360 000
2a	Y compris le montant des dépenses pour lesquelles le vendeur a présenté la TVA en amont (page 1a + page 2a pour la période de reporting précédente)	160 000	200 000	210 000
3	Montant de la TVA en amont liée aux frais de représentation du dernier trimestre de la période de déclaration/taxe en cours	28 800	7 200	1 000
4	Montant de la TVA en amont liée aux frais d'accueil de l'année en cours (page 3 + page 4 pour la période de reporting précédente)	28 800	36 000	37 000
5	Le montant des coûts de main-d'œuvre calculé selon la méthode de la comptabilité d'exercice depuis le début de l'année	3 000 000	3 900 000	6 000 000
6	La norme pour les frais de représentation est la valeur maximale acceptée à des fins fiscales. (page 5x4%)	120 000	156 000	240 000
7	Le montant des dépenses de la période de déclaration acceptées à des fins fiscales (la valeur inférieure des indicateurs reflétée à la page 6 et à la page 2) Les montants des frais de représentation sont inclus dans le calcul de l'indicateur de la ligne 040 « Dépenses indirectes - total » de l'annexe n° 2 à la feuille 02 de la déclaration de revenus pour la période de déclaration/impôt correspondante.	120 000	156 000	240 000
8	Montant des dépenses acceptées fiscalement au cours du dernier trimestre (page 7 – page 7 pour la période de déclaration précédente de l’année en cours)	120 000	36 000	84 000
9	Montant de la TVA en amont admis en déduction dès le début de l'année : <если>page 2a ≤ page 7, puis page 4 ; <если>page 2a > page 7, puis page 4 x page 7 / page 2a	21 600	28 080	37 000
9a	Le montant de la TVA en amont accepté en déduction au cours du dernier trimestre (page 9 – page 9 pour la période de référence précédente)	21 600	6 480	8 920

La personne responsable de l'établissement du registre, article 20 du PBU 10/99. Ils sont reflétés dans le compte 44 « Frais commerciaux » ou le compte 26 « Frais généraux d'entreprise » :

• <или>à la date d'approbation du rapport préalable - si l'employé a déclaré l'argent dépensé après l'événement de divertissement ;
• <или>à la date d'achèvement de l'événement et d'approbation du rapport y relatif - si l'employé a déclaré des dépenses avant cette date.

NOUS DITES AU DIRECTEUR

je te rencontrerai mieux avec les contreparties ne pas être organisé dans les théâtres, saunas et lieux de divertissement divers, qui ne disposent pas de service de restauration. Les inspecteurs considéreront les coûts d'une telle réunion comme déraisonnables et ne permettront pas qu'ils soient pris en compte dans le calcul de l'impôt sur le revenu.

Dans une situation où une organisation applique le PBU 18/02 en comptabilité et qu'une partie des frais de représentation dépasse la norme fiscale, un actif d'impôt différé devra être comptabilisé (débit au compte 09 « Actifs d'impôts différés » - crédit au compte 68 « Calculs pour les taxes et frais », sous-compte « Calculs de l'impôt sur le revenu »). Si au cours des trimestres suivants de la même année civile, il devient possible de reconnaître dans la comptabilité fiscale une partie supplémentaire des dépenses qui étaient auparavant supérieures à la norme, alors l'actif d'impôt différé devra être réduit par écriture inversée.

Si à la fin de l'année il reste une partie des dépenses qui ne peut être reconnue en comptabilité fiscale, vous pouvez la traiter comme suit :

• <или>rembourser le solde de l'OTA en l'inscrivant au débit du compte 68 et au crédit du compte 09 et pour le même montant accumuler une dette fiscale permanente au débit du compte 99 « Profits et pertes » (sous-compte « Dette fiscale permanente ») en correspondance avec le crédit du compte 68 article 7 PBU 18/02;
• <или>radier le solde de l'ONA sur le compte 99 « Bénéfices et pertes » (comme lors de la cession de l'actif/du passif pour lequel il a été accumulé en raison du fait que le montant radié n'affectera pas le bénéfice imposable de la déclaration actuelle et ultérieure périodes) article 17 PBU 18/02. Cette méthode est plus simple, mais elle n'est pas tout à fait correcte (puisqu'il n'y a pas de cession de l'actif/du passif en tant que tel). Cependant, le montant final de l'impôt sur le revenu selon les données comptables sera le même qu'avec l'option de comptabilisation précédente.

Lors de l'imputation en fin d'année du montant de TVA relatif aux frais de représentation excédentaires en dépenses, il est nécessaire de répercuter une dette fiscale permanente au débit du compte 99 et au crédit du compte 68 (sous-compte « Calculs des revenus impôt") article 7 PBU 18/02.

Si les réunions de direction avec les représentants des contreparties ne sont pas formalisées comme des événements de divertissement officiels, les inspecteurs les considéreront probablement comme des réunions personnelles du directeur. Et le remboursement des frais liés à de telles rencontres personnelles n'est pas pris en compte comme frais de représentation. Lettres du Ministère des Finances du 16 novembre 2009 n° 03-03-06/1/759, du 1er novembre 2010 n° 03-03-06/1/675. De plus, le remboursement au gérant de ses dépenses personnelles doit être considéré comme un paiement de revenus en sa faveur. Art. 209 Code des impôts de la Fédération de Russie. Cela signifie que l'organisation doit calculer l'impôt sur le revenu des personnes physiques à partir de ce montant (il doit être retenu sur les autres revenus payés) et calculer les primes d'assurance.

Si une entreprise engage des frais de représentation, elle peut en tenir compte lors du calcul de l'impôt sur le revenu dans le cadre des autres dépenses, mais pas en totalité. Voyons comment les dépenses d'accueil sont standardisées en 2016.

Pour bien évaluer si des dépenses spécifiques peuvent être prises en compte comme frais de représentation et calculer le taux en vigueur en 2016, lisez cet article.

Dans cet article vous trouverez :

1. Quelles dépenses le Code des impôts permet-il d'inclure dans les frais d'hospitalité ?
2. Comment les dépenses de représentation sont réglementées en 2016
3. Frais de représentation : quelles sont ces dépenses ?

Ce sera utile :

Frais de déplacement en 2016 : évolutions, dernières actualités

Charges d'impôt sur le revenu contestées

Comptabilisation des frais de transport

Frais de représentation, quelles sont ces dépenses ?

Les législateurs incluent les éléments suivants comme dépenses de divertissement :

• les frais de réception officielle et de service aux participants pendant les négociations. Le but des négociations peut être à la fois l'établissement d'une coopération et le maintien de contacts commerciaux avec des contreparties précédentes (paragraphe 22, clause 1, clause 2, article 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie) ;
• accueil et service lors d'une réunion du conseil d'administration (clause 2 de l'article 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Le lieu de tous ces événements n'a pas d'importance. Il est également précisé que les coûts de ces activités comprennent :

• coût du petit-déjeuner, du déjeuner, etc. pour les associés et représentants de l'entreprise elle-même,
• paiement du transport aller-retour pour les participants,
• organiser un buffet pour les négociations,
• coût des services de traducteur indépendant.

Quelles dépenses ne peuvent pas être prises en compte en hospitalité ?

Malgré la liste assez large des dépenses pouvant être classées comme divertissement, il existe également des restrictions. De plus, ils sont également énoncés dans le Code des impôts de la Fédération de Russie lui-même.

À dépenses de divertissement les frais de divertissement, de loisirs, de prévention ou de traitement des maladies ne peuvent pas être inclus (clause 2 de l'article 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Le ministère russe des Finances, répondant aux questions privées des entreprises, a expliqué que les dépenses suivantes ne sont pas prises en compte :

• bowling, excursions, salle de sport, piscine, sauna,
• pour l'achat de cadeaux et de prix pour les participants.

Les frais de représentation sont normalisés à hauteur (2016)

Concernant la comptabilisation des frais de représentation, les restrictions n'affectent pas seulement la liste des dépenses. Les frais de représentation sont normalisés au rythme de 2016, comme auparavant. Autrement dit, vous pouvez réduire le bénéfice fiscal pour la période de déclaration et d’imposition des dépenses de représentation d’un montant ne dépassant pas 4 % des coûts de main-d’œuvre de l’entreprise pour la même période.

EXEMPLE

Les dépenses liées à la tenue d'une réunion du conseil d'administration sur la base des résultats du 1er trimestre se sont élevées à 500 000 roubles. Charges salariales pour le 1er trimestre – 3 millions de roubles.

Vous pouvez prendre en compte 120 000 roubles à des fins fiscales pour le 1er trimestre. (3 millions x 4 % : 100 %).

Pour le premier semestre, la masse salariale est de 6 millions de roubles. L'entreprise prendra en compte 120 000 roubles supplémentaires. dépenses de divertissement.

Dans les périodes suivantes, si la masse salariale le permet, elle pourra prendre en compte 500 000 - (120 000+120 000) = 260 000 roubles.

Toutes les dépenses associées aux réunions d'affaires et aux négociations ne peuvent pas être prises en compte dans le calcul de l'impôt sur le revenu en tant que frais de représentation. Les avis des tribunaux et des inspecteurs des impôts sur la question de la qualification de certains frais diffèrent.

La législation fiscale établit une liste claire des dépenses classées comme divertissement 1. Cette liste comprend notamment les dépenses suivantes :

• organiser une réception ou un service officiel pour les représentants d'autres organisations participant aux négociations, afin d'établir ou de maintenir une coopération mutuelle, ainsi que pour les participants arrivés à une réunion du conseil d'administration (conseil d'administration) ou d'un autre organe directeur ;
• prise en charge du transport pour l'acheminement de ces personnes jusqu'au lieu de l'événement et retour ;
• service de buffet pendant les négociations ;
• le paiement des services de traducteurs qui ne font pas partie du personnel du contribuable pour assurer la traduction lors d’événements de divertissement.

Toutefois, les dépenses liées à l'organisation de divertissements, de loisirs, de prévention ou de traitement de maladies ne s'appliquent pas aux frais de divertissement. Toutes les dépenses de représentation sont rationnées*. Le montant des dépenses acceptées ne peut dépasser la norme égale à quatre pour cent des coûts de main-d'œuvre. Cependant, avant de calculer la norme, il est nécessaire de décider si un type particulier de dépense peut être qualifié de représentatif. Le livre « Rapport annuel - 2013 » y contribuera.

Exécutif ou autre ?
Dans la pratique, les organisations sont confrontées à de nombreux types de coûts qui pourraient potentiellement être inclus dans les dépenses de représentation. Par exemple, les frais d'assistance en matière de visa et d'hébergement pour les partenaires commerciaux arrivant pour une réunion officielle. L’entreprise pourra-t-elle reconnaître ces dépenses ? La position officielle des agences de régulation est la suivante : « les frais d'obtention de visas pour les partenaires commerciaux et les représentants de l'instance dirigeante, ainsi que le paiement de leur hébergement lors d'événements officiels ne comptent pas comme frais de divertissement » 2. Leur argument : ce type de dépenses n'est pas indiqué dans la liste des frais de représentation donnée dans le Code général des impôts. Cependant, les tribunaux arbitraux abordent cette question de manière moins formelle. De nombreuses entreprises parviennent à prouver que les frais de subsistance des associés ou des propriétaires (dirigeants) de l'entreprise arrivant à l'événement peuvent être inclus dans les frais de représentation 3 .
De plus, certains tribunaux reconnaissent que, même si les frais de subsistance ne peuvent être qualifiés de frais de divertissement, ils peuvent être pris en compte comme faisant partie des autres dépenses. La base est l'alinéa 49 du paragraphe 1 de l'article 264 du Code 4.

Du document

Cour fédérale d'arbitrage du district de l'Oural du 8 novembre 2005 n° Ф09-4994/05-С7
Frais d'assistance à l'accueil d'une délégation<...>, de l’avis de l’inspection, sont représentatifs, mais ne sont pas documentés (article 1.7 de la décision de l’inspection).
Satisfaisant aux exigences de l'entreprise dans cette partie, les tribunaux de première instance et d'appel sont partis du fait que les coûts spécifiés étaient justifiés et documentés et correspondaient au paragraphe. 49 alinéa 1 art. 264 Code.
La conclusion des tribunaux est correcte et correspond aux pièces du dossier et à la législation en vigueur.

Ainsi, compte tenu de la pratique judiciaire positive, nous pensons qu'en général, une organisation peut inclure ce type de dépenses dans les frais de représentation.

Calcul de la norme d'amortissement des dépenses
L'indicateur nécessaire au calcul de la norme (c'est-à-dire le montant des revenus ou des coûts de main-d'œuvre) n'est connu de l'entreprise qu'à la fin de l'année de référence. Toutefois, ces coûts peuvent être engagés beaucoup plus tôt (par exemple, au début de l'année). Il est donc nécessaire d'ajuster trimestriellement le montant des frais de représentation comptabilisés lors du calcul de l'assiette de l'impôt sur le revenu.
De plus, à la fin du premier trimestre, six mois et 9 mois, l'entreprise peut disposer de montants de TVA « en amont » non écrits sur les frais de représentation.

Exemple
Au cours du premier semestre de l'année sous revue, la société a payé des frais de représentation d'un montant de 35 400 roubles. (TVA incluse - 5 400 roubles). Coûts de main-d'œuvre pour cette période - 360 000 roubles.
360 000 roubles. x 4% = 14 400 roubles.
14 400 roubles. x 18% = 2592 roubles.
Lors de la prise en compte de ces coûts en comptabilité, les écritures suivantes sont effectuées :
DÉBIT 19 CRÉDIT 60
– 5400 roubles. - la TVA « en amont » sur les frais de représentation est prise en compte ;
DÉBIT 44 CRÉDIT 60
– 30 000 roubles. (35 400 – 5 400) - les frais de représentation sont pris en compte ;
DÉBIT 09 CRÉDIT 68
– 3120 roubles. ((30 000 RUB – 14 400 RUB) x 20 %) - un actif d'impôt différé est pris en compte ;
DÉBIT 68 CRÉDIT 19
– 2592 roubles. - partiellement accepté en déduction de la TVA sur les frais de représentation.
Pendant 9 mois de l'année de référence, les coûts de main-d'œuvre sont de 620 000 roubles.
Le montant des frais de représentation accepté pour l'imposition des bénéfices sera de :
620 000 roubles. x 4% = 24 800 roubles.
Le montant de TVA « en amont » admis en déduction sur les frais de représentation sera égal à :
24 800 roubles x 18% = 4464 frotter.
En ce qui concerne les frais de représentation, l'entreprise doit ajouter une TVA à hauteur de :
4464 – 2592 = 1872 roubles.
En raison d’une augmentation du montant des frais de représentation pris en compte lors de l’imposition des bénéfices, le montant de l’impôt différé actif diminuera de :
3120 roubles. – (30 000 roubles – 24 800 roubles) x 20 % = 2 080 roubles.
Les opérations d'ajout de TVA et de réduction du montant des impôts différés actifs se traduiront par les écritures suivantes :
DÉBIT 68 CRÉDIT 19
– 1872 roubles. - le montant de la TVA sur les frais de représentation a été ajouté ;
DÉBIT 68 CRÉDIT 09
– 2080 roubles. - le montant des impôts différés actifs au titre des frais de représentation a été réduit.

Vous devez entretenir des relations amicales avec vos partenaires commerciaux. C'est la loi des affaires. D'où - des présentations constantes, des négociations, des réunions dans des cadres informels... Lors de l'organisation de la prochaine réception importante, vous devez souvent dépenser beaucoup d'argent. Il est bon que ces dépenses puissent être prises en compte lors du calcul de l'impôt sur le revenu (article 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Ces dépenses de l'entreprise sont appelées dépenses représentatives.

Les frais de représentation sont les frais d'une entreprise pour recevoir et servir les représentants d'autres organisations participant aux négociations pour établir et maintenir la coopération, ainsi que les participants arrivant aux réunions du conseil d'administration (conseil d'administration) de l'entreprise.

Une liste complète des frais de représentation figure à l'article 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie. Selon cet article, les frais de représentation comprennent les dépenses suivantes :

– pour organiser une réception officielle (petit-déjeuner, déjeuner, dîner ou autre événement similaire) de représentants d'autres organisations ;

– sur le soutien au transport des représentants d'autres organisations lié à leur acheminement vers le lieu de la réunion et retour ;

– pour le service de buffet pour les personnes participant à la réunion lors des négociations ;

– le paiement des services de traducteurs qui ne font pas partie du personnel de l'organisation.

Cette liste est exhaustive. Par conséquent, les frais d'organisation des divertissements et des loisirs, le paiement des visas ainsi que le paiement de l'hébergement des négociateurs ne sont pas des frais de divertissement et ne réduisent pas le bénéfice imposable de l'entreprise.

En comptabilité, les frais de représentation sont intégralement inclus dans les dépenses des activités ordinaires. En comptabilité fiscale, ces coûts ne sont inclus dans les autres dépenses que dans les limites des normes établies.

Rationnement des dépenses de divertissement

En comptabilité fiscale, le montant des frais de représentation n'est inclus dans les autres dépenses qu'à hauteur de 4 pour cent des coûts de main-d'œuvre de l'entreprise (article 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Les dépenses de représentation dépassant cette norme ne sont pas prises en compte dans les autres dépenses et le bénéfice imposable de l'entreprise n'est pas réduit.

Exemple

En 2005, Aktiv CJSC a dépensé 3 540 roubles en petits-déjeuners et déjeuners pour les représentants d'une autre entreprise. (TVA incluse - 540 roubles). De plus, pour organiser des vacances pour les employés d'une autre entreprise, un employé d'Aktiva a acheté des billets de théâtre. Prix ​​du billet – 1000 roubles.

Les coûts de main-d'œuvre de l'entreprise pour 2005 s'élevaient à 50 000 roubles.

Les frais d'achat de billets de théâtre (1 000 roubles) ne constituent pas des dépenses de divertissement.

En comptabilité, le coût des billets est reflété dans les dépenses hors exploitation. Ces dépenses ne sont pas reflétées dans la comptabilité fiscale, car elles ne réduisent pas le bénéfice imposable.

Frais de petit-déjeuner et de déjeuner d'un montant de 3 000 roubles. (3540 – 540) sont comptabilisés en charges des activités ordinaires.

En comptabilité fiscale, ces coûts sont reflétés dans les autres dépenses à hauteur de :

50 000 roubles. X 4% = 2000 frotter.

Le montant restant des frais de petit-déjeuner et de déjeuner n'est pas pris en compte comme autres dépenses et ne réduit pas le bénéfice imposable de l'entreprise. Ce montant sera :

3540 roubles. – 540 roubles. – 2000 roubles. = 1000 frotter.

Comment cacher des dépenses hors production derrière des dépenses de divertissement ?

Chaque comptable se pose régulièrement une question : comment célébrer tel ou tel événement qui se déroule au bureau. Par exemple, le Nouvel An ou l'anniversaire du réalisateur. Les réponses se suggèrent d'elles-mêmes. Utilisez votre bénéfice net. Mais le responsable demande d’inclure autant que possible les frais liés à la tenue de l’événement du Nouvel An dans le prix de revient.

Certains classent ces dépenses comme frais de représentation, c'est-à-dire liées à l'accueil et au service de représentants d'autres sociétés. L’avantage de cette méthode est que vous pouvez réaliser vous-même toutes les pièces justificatives. Aucune signature ni sceau ne sera requis de la part des représentants d’autres sociétés. Et vous n’avez pas besoin d’être délicat avec le « principal ». Selon les documents, les saucisses peuvent rester des saucisses et les fruits peuvent rester des fruits.

Ce schéma présente également un inconvénient. Cela ne permettra pas aux entreprises qui paient la plupart de leurs salaires « dans des enveloppes » d’économiser beaucoup. Par conséquent, plus les salaires officiels de l'entreprise sont bas, moins les dépenses de banquet peuvent être amorties.

Une entreprise qui décide de classer les dépenses de banquet parmi les dépenses de représentation devra établir un ensemble de pièces justificatives. Ce n'est pas difficile à composer. Tous ces documents sont internes à l'entreprise et le Code des impôts de la Fédération de Russie n'impose aucune exigence particulière pour leur préparation. Toutefois, cela ne signifie pas que ces papiers peuvent être abandonnés. Après tout, sans les formaliser, l'entreprise ne pourra pas confirmer l'opportunité des dépenses. Il vaut donc mieux les aborder en toute responsabilité.

Il est préférable de supprimer les boissons alcoolisées de la boisson « primaire ». La position de l'administration fiscale est de ne pas inclure le coût des boissons alcoolisées dans les frais de représentation. Bien qu'il n'existe aucun document réglementaire en la matière, cela n'a aucun sens de discuter avec le fisc au sujet de cinq bouteilles de vodka. Il est préférable d'inclure les boissons non alcoolisées dans les documents pour ce montant.

Il y a aussi un problème avec le coût de la location des locaux. D'une part, les locaux sont loués pour négociations avec des représentants d'autres entreprises. En revanche, la location de locaux pour une réception officielle n'est pas incluse dans la liste fermée des frais de représentation. Ceci est indiqué dans la lettre du ministère des Finances de la Russie du 12 mars 2003 n° 04-02-03/29.

Mais une telle position n’est pas difficile à réfuter. Premièrement, l’entreprise peut facilement prouver la faisabilité économique du bail. Les locaux ont été loués pour négociations. Leur résultat est une augmentation des bénéfices dans le futur. Contrat de location et facture

la facture documente ces dépenses.

Deuxièmement, l’opinion du ministère des Finances n’est pas très convaincante. Sur la base du texte de la lettre, il n'est pas clair si le loyer constitue ou non une dépense économiquement justifiée dans une telle situation. De plus, la lettre ne dit pas un mot sur le poste de dépenses sous lequel ces coûts doivent être pris en compte.

Sur la base de ces arguments, nous pouvons conclure que dans une telle situation, le coût du loyer est pris en compte dans les charges de l’entreprise et réduit le bénéfice imposable. Parallèlement, après avoir reçu une facture et payé le locataire, l'entreprise pourra rembourser la TVA sur ces dépenses. Un exemple montrera comment refléter les dépenses de banquet dans la comptabilité.

Exemple

JSC "Karat" a décidé d'organiser le Nouvel An pour les salariés au détriment des frais de représentation. Le fonds salarial de l'entreprise pour 2005 s'élevait à 1 200 000 roubles. Le montant des frais de représentation pouvant réduire le bénéfice imposable sera de :

1 200 000 RUB X 4% = 48 000 roubles.

L'année dernière, l'entreprise n'a pas dépensé d'argent à des fins de divertissement. Le montant des frais de représentation (ou, plus simplement, le coût des produits achetés pour le Nouvel An) s'élevait à 35 400 roubles. (TVA incluse - 5 400 roubles).

Le comptable de Karata a fait les écritures suivantes :

DÉBIT 71 CRÉDIT 50

– 50 000 roubles. – l'argent a été émis en compte ;

DÉBIT 20 (44) CRÉDIT 71

– 30 000 roubles. (35 400 – 5 400) – frais de représentation radiés ;

DÉBIT 19 CRÉDIT 71

– 5400 roubles. – La TVA sur les frais de représentation est prise en compte ;

DEBIT 68 sous-compte « Calculs TVA »

– 5400 roubles. – le montant de la TVA a été amorti ;

DÉBIT 50 CRÉDIT 71

– 14 600 roubles. – la partie non dépensée de l'avance est restituée par le responsable.

Le montant des frais de représentation ne dépasse pas la norme. Par conséquent, il est pris en compte lors de l’imposition intégrale des bénéfices.

Les activités de toute organisation ne peuvent se dérouler sans les dépenses associées aux réceptions officielles des représentants d'autres sociétés. Cela est particulièrement vrai pour les entreprises qui se développent de manière dynamique et s'efforcent de maintenir et d'élargir le cercle de leurs partenaires.

Lors du calcul de l'impôt sur les sociétés, ces dépenses sont prises en compte comme frais de représentation.

21.1. QUE SONT LES FRAIS DE REPRÉSENTATION

Des dispositions des paragraphes. 22 alinéa 1 et alinéa 2 art. 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie, il s'ensuit que les frais de représentation sont des dépenses associées à la réception officielle et (ou) au service des personnes suivantes :

– des représentants d'autres organisations participant aux négociations afin d'établir et (ou) de maintenir une coopération mutuelle ;

– les participants arrivés aux réunions du conseil d'administration (conseil d'administration) ou d'un autre organe directeur du contribuable.

Veuillez noter que le Code des impôts de la Fédération de Russie stipule directement que le lieu des événements de divertissement n'a pas d'importance.

À son tour, une réception officielle signifie un petit-déjeuner, un déjeuner ou tout autre événement similaire pour les représentants d'autres organisations (les participants arrivés à une réunion du conseil d'administration de l'entreprise), ainsi que les responsables de l'organisation des contribuables participant aux négociations.

Et par service nous entendons :

– prise en charge du transport pour l'acheminement des participants jusqu'au lieu de l'événement représentatif et (ou) de la réunion de l'instance dirigeante et retour ;

– service de buffet lors des négociations ;

– le paiement des services de traducteurs ne faisant pas partie du personnel du contribuable pour assurer la traduction lors d’événements de divertissement.

Lors de l'évaluation des frais engagés, gardez à l'esprit que les frais de divertissement n'incluent pas les dépenses liées à l'organisation de divertissements, de loisirs, de prévention ou de traitement des maladies (paragraphe 2, paragraphe 2, article 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Ainsi, par exemple, les dépenses pour les spectacles d'artistes invités, les excursions en bateau, les buffets ne sont pas prises en compte dans les dépenses de divertissement et ne réduisent pas l'assiette fiscale (Lettre du ministère des Finances de la Russie du 1er décembre 2011 N 03- 03-06/1/796).

Comme on peut le constater, le législateur a tenté de préciser la liste des frais pouvant être inclus dans les frais de représentation.

Dans le même temps, les concepts eux-mêmes d'« accueil » et de « service » sont assez larges. Ceci explique le fait qu'en pratique, les organisations ont souvent du mal à décider si certains coûts sont ou non des dépenses de divertissement.

21.1.1. FRAIS – REPRÉSENTATION, SI LA RÉCEPTION EST OFFICIELLE

Tout d'abord, attirons votre attention sur le fait qu'au paragraphe 2 de l'art. 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie se réfère uniquement à la réception officielle. Par conséquent, si une réunion de représentants de deux organisations n'est pas de nature officielle, mais personnelle, alors les frais liés à une telle réunion ne peuvent être qualifiés de frais de représentation.

Ainsi, par exemple, dans la lettre du ministère des Finances de la Russie du 16 novembre 2009 N 03-03-06/1/759, les responsables ont expliqué ce qui suit. Les frais de tenue d'une réunion informelle dans un restaurant avec des partenaires potentiels, organisée par un employé de l'organisation en déplacement professionnel dans la ville de résidence de ces partenaires, ne sont pas reconnus comme frais de représentation et ne sont pas pris en compte pour l'impôt sur les bénéfices. fins. Une position similaire a été exprimée dans la lettre du Service fédéral des impôts de Russie pour Moscou du 23 décembre 2005 N 20-12/97007.

Veuillez noter que le caractère officiel de la réception peut être matérialisé, par exemple, par des documents tels que :

– un ordre du chef de l'organisation d'organiser un événement représentatif (et si une réception officielle est prévue lors du voyage d'affaires d'un employé, alors une mission officielle du contenu approprié (formulaire N T-10a, approuvé par Résolution du Comité national des statistiques de Russie du 5 janvier 2004 N 1));

– un plan d’événement représentatif approuvé par la direction de l’entreprise ;

– estimation des coûts pour la tenue d’un événement représentatif.

Note

Pour plus d'informations sur les documents avec lesquels un organisme peut confirmer les frais de représentation, voir la section. 21.3 « Nous confirmons les frais de représentation. »

Il ne faut pas non plus oublier qu'outre les responsables de l'organisation des contribuables, la loi ne considère que les représentants d'autres organisations comme participants aux négociations.

Il s'avère que si une organisation coopère avec des entrepreneurs individuels ou fournit des services à des personnes qui n'ont pas un tel statut, il n'y a aucune raison de comptabiliser les coûts correspondants en frais de représentation.

Dans le même temps, le ministère des Finances de la Russie a indiqué que les coûts des négociations avec les clients - particuliers peuvent être classés comme frais de divertissement (Lettres du 03/06/2013 N 03-03-06/2/20149, du 27/05 /2009 N 03-03-06 /1/351, du 27 mars 2009 N 03-03-06/2/64).

Cependant, des responsables antérieurs ont indiqué que le Code des impôts de la Fédération de Russie ne prévoit pas la possibilité d'inclure dans les dépenses les frais d'accueil et de service aux particuliers. Ainsi, dans la lettre du 24 novembre 2005 N 03-03-04/2/119, le ministère des Finances de la Russie a expliqué l'une de ces situations lorsqu'un client individuel d'une organisation (une banque apparaît dans la lettre mentionnée) se voit proposer des soft boissons, thé, café, biscuits, etc. .d. Lorsqu'on lui a demandé si les frais d'achat des produits concernés constituaient des frais de représentation, le service financier a répondu par la négative et a indiqué que ces frais ne réduisaient pas le bénéfice imposable.

Note!

Les fonctionnaires ne reconnaissent pas comme frais d'accueil l'achat de thé, de café, de biscuits et de friandises, qui sont offerts aux représentants de la contrepartie (coursiers, transitaires) en attente de documents (Lettre du ministère des Finances de la Russie du 12 mai 2010 N 03 -03-06/1/327). Notons que dans ladite Lettre, le service financier ne qualifie pas directement de tels coûts d'injustifiés économiquement. Nous estimons toutefois que leur comptabilisation à des fins fiscales (par exemple, au titre des dépenses hors exploitation) peut donner lieu à des réclamations auprès de l'administration fiscale.

À notre avis, si les dépenses de l'organisation pour l'accueil officiel et (ou) le service aux particuliers, y compris les entrepreneurs individuels, visent à générer des revenus, sont économiquement justifiées, documentées et, ainsi, sont conformes aux exigences du paragraphe 1 de l'art. 252 du Code des impôts de la Fédération de Russie, ils peuvent alors être pris en compte à des fins fiscales sur la base de paragraphes. 49 alinéa 1 art. 264 Code des impôts de la Fédération de Russie.

21.1.2. FRAIS DE DÉPLACEMENT ET D'HÉBERGEMENT POUR LES REPRÉSENTANTS D'AUTRES ORGANISATIONS

L'une des causes de litige les plus fréquentes entre les organisations et l'administration fiscale est la question de la procédure de comptabilisation des frais de déplacement et d'hébergement à l'hôtel des personnes invitées à participer à des événements de divertissement.

Les difficultés ici proviennent du fait que ces types de dépenses sont généralement comptabilisées comme frais de voyage par l'expéditeur. Toutefois, dans le cas de négociations, leur initiateur est généralement la partie destinataire. Il est donc logique de supposer que c’est elle qui doit supporter la charge de ces coûts.

Note

En savoir plus sur la procédure de comptabilisation des frais de déplacement à des fins fiscales dans le chapitre. 24 « Frais de déplacement ».

Selon les autorités de régulation, si les négociations durent plusieurs jours, les dépenses de la partie hôte pour payer l'hébergement des personnes arrivant ne sont pas représentatives (Lettres du ministère des Finances de la Russie du 1er décembre 2011 N 03-03-06 /1/796, du 16 avril 2007 N 03-03 -06/1/235, Service fédéral des impôts de Russie pour Moscou du 6 décembre 2007 N 21-11/116748, du 12 avril 2007 N 20-12/ 034115). Et les frais de petits déjeuners, déjeuners, dîners qui n'ont pas de caractère officiel doivent être payés par les représentants des délégations arrivant aux négociations, aux frais des indemnités journalières versées lors de l'envoi des salariés, ou à leurs frais (Lettre du Ministère des Finances de Russie du 5 avril 2005 N 03-03-01-04/1/157).

Les autorités fiscales expliquent également que les frais de paiement des billets d'avion et de train le long de la route allant d'un État étranger à la frontière de la Fédération de Russie et directement à travers le territoire de la Fédération de Russie, ainsi que le coût d'un visa, ne sont pas pris en compte. s'appliquent aux frais de représentation d'une organisation russe (Lettres du Service fédéral des impôts de Russie pour Moscou du 06.12.2007 N 21-11/116748, du 11/11/2004 N 26-12/73173).

Cependant, les tribunaux arbitraux ne sont pas aussi catégoriques sur cette question. Ainsi, certains tribunaux permettent que les frais d'hébergement et de déplacement des représentants des organisations participant aux négociations soient pris en compte dans les frais de représentation, puisqu'ils concernent le « service des représentants ».

D'autres tribunaux indiquent que ces frais peuvent être pris en compte sur la base de paragraphes. 49 alinéa 1 art. 264 Code des impôts de la Fédération de Russie. En conséquence, dans ce cas, le contribuable n’a pas à normaliser ses dépenses.

Pour connaître les pratiques répressives sur la question de savoir s'il est possible de prendre en compte les frais d'assistance en matière de visa, de voyage et d'hébergement pour les partenaires commerciaux arrivant à une réunion officielle, voir l'Encyclopédie des situations litigieuses en matière d'impôt sur le revenu.

Comme on peut le constater, en cas de litige avec l'inspection des impôts concernant l'inclusion du coût des billets et de l'hébergement hôtelier des interlocuteurs dans les frais de représentation, le contribuable a la possibilité de prouver la légalité de ses actes en justice.

De notre point de vue, dans ce cas, il est conseillé que l'organisation dispose de documents qui témoigneraient de l'accord des négociateurs sur la répartition des coûts. En particulier, la partie réceptrice peut écrire une lettre de garantie à la contrepartie indiquant qu'elle supportera la charge des frais correspondants. Une telle lettre indiquera que la possibilité de comptabiliser ces dépenses simultanément par chacune des parties (par la partie d'envoi en tant que frais de déplacement et par la partie d'accueil en tant que frais de représentation) est minimisée.

21.1.3. LIEU ET HEURE DES NÉGOCIATIONS

Souvent, les frais de représentation d’une organisation attirent l’attention des autorités fiscales en raison du lieu où se déroulent les événements concernés. Ceci est lié à ce qui suit. D'une part, le Code des impôts de la Fédération de Russie stipule que le lieu des événements de divertissement n'a pas d'importance. Mais en même temps, il existe une restriction selon laquelle les dépenses liées à l'organisation de divertissements et de loisirs ne sont pas des dépenses représentatives.

Les tribunaux d’arbitrage se rangent souvent du côté des contribuables dans des litiges de ce type.

L'essence de l'un de ces cas, qui a été examinée par le Service fédéral antimonopole du district de Moscou dans la résolution du 12 septembre 2005, 5 septembre 2005 N KA-A40/8426-05, est la suivante. L'organisation a inclus dans les frais de représentation le coût des visites des représentants des organisations partenaires dans les restaurants, cafés et bars à bière. Organiser des réceptions dans des restaurants, cafés, etc. Le contribuable a expliqué qu'il n'y avait pas de réelle possibilité d'organiser des événements officiels dans les locaux occupés par l'entreprise.

L'administration fiscale a estimé que ces dépenses ne devaient pas être prises en compte dans le calcul de l'impôt sur le revenu.

Cependant, le tribunal arbitral a conclu que ces dépenses étaient des dépenses représentatives. Ils sont reconnus dans le cadre des normes, prévues dans le devis et confirmées par les documents primaires pertinents. Dans la décision rendue en faveur de l'organisation, le tribunal a souligné que l'administration fiscale n'avait pas apporté la preuve que les dépenses litigieuses étaient liées à l'organisation de divertissements et de loisirs.

Voici un autre différend intéressant qui a été résolu par le tribunal arbitral. Selon l'administration fiscale, l'organisation a indûment pris en compte dans les frais de représentation les frais d'organisation d'un voyage des représentants de la contrepartie jusqu'au lieu des négociations - sur l'île de Solovki.

L'administration fiscale estime que l'île de Solovki est une destination touristique, c'est pourquoi les frais de transport correspondants sont classés comme dépenses d'organisation de divertissements et de loisirs et ne sont pas pris en compte aux fins fiscales.

Cependant, le tribunal a constaté que les négociations s'étaient déroulées les jours ouvrables et, sur la base de leurs résultats, un accord de fourniture avait été conclu. L'administration fiscale n'a pas fourni la preuve que les dépenses litigieuses étaient liées à l'organisation de divertissements et de loisirs. Compte tenu de ces circonstances, ainsi que de la déclaration de l'organisation sur le manque de locaux adaptés pour recevoir des délégations de contreparties potentielles, mener des négociations et conclure des transactions, qui n'a pas été démentie par l'administration fiscale, le tribunal a pris une décision en faveur du contribuable. (Résolution du Service fédéral antimonopole du District du Nord-Ouest du 07.06.2004 N A05-14160/03-13).

Une organisation peut louer une salle pour une réunion d'affaires. Dans ce cas, le loyer s'applique également aux frais de représentation (Résolution du Service fédéral antimonopole du District du Nord-Ouest du 19 juin 2008 N A13-7506/2006-28).

Les tribunaux d'arbitrage reconnaissent également comme frais de représentation les dépenses liées à la réception officielle des partenaires commerciaux qui sont engagées lors des déplacements professionnels des employés de l'organisation (voir, par exemple, Résolution du Service fédéral antimonopole du District Central du 27 août 2009 N A48 -2871/08-18). Dans les lettres du 1er novembre 2010 N 03-03-06/1/675, du 16 novembre 2009 N 03-03-06/1/759, des responsables du ministère russe des Finances ont exprimé le même avis.

Cependant, les tribunaux arbitraux prennent parfois des décisions en faveur du fisc. En voici un exemple. Pour mener des négociations avec les contreparties, l'organisation a loué une salle de banquet contenant des pistes de bowling. L'une des conditions de location de cette salle de banquet était la location de pistes de quilles. L'organisation a inclus les frais de location des pistes de bowling dans les frais de divertissement. Malgré l'affirmation du contribuable selon laquelle l'organisation a supporté involontairement les frais controversés, le tribunal arbitral a souscrit aux arguments de l'inspecteur des impôts selon lesquels les frais de location des pistes de bowling se rapportent aux frais d'organisation du divertissement et ne constituent donc pas des frais de divertissement (Résolution du Service fédéral antimonopole du le District du Nord-Ouest du 27.10.2005 N A56-3124/2005).

Concernant le calendrier de l'événement représentatif, nous notons ce qui suit.

À notre avis, ces heures ne doivent pas nécessairement être des heures de travail. Après tout, le Code des impôts de la Fédération de Russie n'établit aucune restriction à cet égard. Cela signifie que, sous d'autres conditions, le concept de réception officielle correspond également à un dîner organisé pour des représentants d'autres organisations en dehors des heures de travail (à ce sujet, voir aussi la Lettre du Service fédéral des impôts de Russie pour Moscou du décembre 23, 2005 N 20-12/95338) .

21.1.4. FRAIS DE DÉCORATION DES LOCAUX, SOUVENIRS ET SPIRITUEUX

Souvent, les organisations qui organisent une réception officielle prennent en charge les frais de décoration des locaux de la réunion et offrent des souvenirs ou des cadeaux aux invités qui arrivent. Cependant, les autorités fiscales ne considèrent pas toujours ces coûts comme justifiés.

Ainsi, de l'avis de l'administration fiscale, les dépenses liées à l'achat de fleurs en vue de décorer les locaux d'un organisme lors d'une réception officielle ne sont pas économiquement justifiées et ne sont pas prises en compte aux fins de l'impôt sur les bénéfices (voir, par exemple, Lettre du Département de l'administration fiscale de Russie pour Moscou du 22 janvier 2004 N 26 -08/4777).

Les tribunaux d'arbitrage n'ont pas une approche uniforme sur cette question. Ainsi, certains arbitres estiment que la liste des frais de représentation n'est pas close, les frais d'achat de bouquets et de compositions florales peuvent donc être pris en compte comme dépenses. Selon d'autres juges, de telles dépenses sont déraisonnables et ne devraient pas être prises en compte aux fins de l'impôt sur le revenu.

Nous notons également qu'il existe des décisions qui reconnaissent comme légitime de qualifier comme frais de représentation les frais d'achat de fleurs pour les représentants d'autres organisations.

Note

Le ministère des Finances de la Russie, dans la lettre du 25 mars 2010 N 03-03-06/1/176, est arrivé à la conclusion que les frais de décoration de la salle ne sont pas considérés comme des frais de divertissement. Mais dans le même temps, le service financier n'a pas indiqué que ces coûts ne pouvaient être pris en compte comme une diminution du bénéfice. Nous pensons donc que les coûts de décoration de la salle peuvent toujours être pris en compte, à condition qu'ils soient économiquement justifiés et documentés. Après tout, la liste des dépenses hors exploitation est de nature ouverte (clause 20, clause 1, article 265 du Code des impôts de la Fédération de Russie), et dans l'art. 270 du Code des impôts de la Fédération de Russie, ces dépenses ne sont pas nommées.

Pour la pratique répressive sur la question de savoir s'il est possible de prendre en compte les frais de décoration des locaux pour une réception officielle et d'achat de fleurs pour les représentants des contreparties, voir l'Encyclopédie des situations litigieuses en matière d'impôt sur le revenu.

Lors des négociations, leurs participants peuvent échanger divers souvenirs portant les symboles de l'organisation (stylos, bloc-notes, calendriers, briquets, etc.). Comme expliqué dans les lettres du ministère des Impôts de Russie du 16 août 2004 N 02-5-10/51, du Service fédéral des impôts de Russie pour Moscou du 30 avril 2008 N 20-12/041966.2, le coût de ces produits, en raison de la certitude du cercle des personnes qui les reçoivent, ne peuvent être comptabilisées comme dépenses de publicité. Mais parallèlement, le montant correspondant peut être pris en compte au titre des frais de représentation. Mais, selon le ministère russe des Finances, ces dépenses ne peuvent pas être incluses dans les frais de représentation, car elles ne sont pas mentionnées au paragraphe 2 de l'art. 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie (Lettre du 16 août 2006 N 03-03-04/4/136).

Note

En savoir plus sur la procédure de comptabilisation des dépenses publicitaires dans le chapitre. 23 « Frais de publicité ».

Concentrons-nous séparément sur l'achat de boissons alcoolisées lors des négociations. Le ministère russe des Finances estime que ces dépenses sont incluses dans les frais de représentation (Lettres du 25 mars 2010 N 03-03-06/1/176, du 16 août 2006 N 03-03-04/4/136).

Auparavant, les autorités de régulation indiquaient en outre que les dépenses pour les boissons alcoolisées étaient prises en compte si elles étaient engagées dans les montants prévus par les douanes commerciales (Lettres du ministère des Finances de la Russie du 06/09/2004 N 03-02-05/1 /49, du 19/11/2004 N 03-03 -01-04/2/30, Département de l'administration fiscale de Russie pour Moscou du 27 septembre 2004 N 26-12/62972).

Les tribunaux d'arbitrage soutiennent également les contribuables.

Pour la pratique répressive sur la question de savoir s'il est possible de prendre en compte les frais d'achat de boissons alcoolisées pour l'organisation d'une réception officielle, voir l'Encyclopédie des situations litigieuses en matière d'impôt sur le revenu.

21.2. PROCÉDURE DE COMPTABILISATION DES FRAIS DE REPRÉSENTATION

En comptabilité fiscale, les frais de représentation sont inclus dans les autres dépenses associées à la production et aux ventes, sur la base de paragraphes. 22 alinéa 1 art. 264 Code des impôts de la Fédération de Russie.

En même temps, le par. 3 p.2 art. 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie prévoit que les frais de représentation au cours de la période de déclaration (fiscale) sont inclus dans les autres dépenses pour un montant n'excédant pas 4 % des dépenses salariales du contribuable pour cette période de déclaration (fiscale).

Ainsi, aux fins de l’impôt sur les bénéfices, les dépenses de représentation sont standardisées.

Une organisation peut payer les frais d'organisation d'un événement représentatif soit directement à partir de son compte courant, soit par l'intermédiaire d'une personne responsable à laquelle les fonds correspondants sont émis en compte.

S'il y a un paiement autre qu'en espèces, la procédure de comptabilisation des frais de représentation dépend de la méthode de détermination des revenus et des dépenses utilisée par l'organisation.

Ainsi, lors de l'application de la méthode de la comptabilité d'exercice, les dépenses acceptées à des fins fiscales sont comptabilisées comme telles dans la période de déclaration (fiscale) à laquelle elles se rapportent, quel que soit le moment du paiement effectif des fonds et (ou) de toute autre forme de paiement (article 1 de Article 272 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Lors de l'application de la méthode de trésorerie, les coûts sont comptabilisés en charges après leur paiement effectif (clause 3 de l'article 273 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Si le paiement est effectué par une personne responsable, alors lors de l'application de la méthode de la comptabilité d'exercice, la date d'engagement des frais de représentation est la date d'approbation du rapport préalable. Ceci est indiqué dans les paragraphes. 5 paragraphe 7 art. 272 du Code des impôts de la Fédération de Russie.

Le Code des impôts de la Fédération de Russie n'établit aucune caractéristique spécifique pour la comptabilisation des frais de représentation selon la méthode de trésorerie. À notre avis, les frais de représentation engagés par une organisation utilisant la méthode de trésorerie par l'intermédiaire d'une entité responsable devraient également être comptabilisés le jour de l'approbation du rapport préalable.

Rappelons que l'organisation élabore de manière indépendante le formulaire de ce document comptable primaire (article 9 de la loi N 402-FZ), cependant, vous pouvez également utiliser le formulaire unifié N AO-1, ​​​​qui a été approuvé par résolution de l'État. Comité des statistiques de Russie du 01.08.2001 N 55, garantissant les dispositions correspondantes en matière de politique comptable.

En comptabilité, les frais de représentation sont comptabilisés comme dépenses pour les activités ordinaires en tant que dépenses commerciales (articles 5, 7 du Règlement comptable « Dépenses de l'organisation » PBU 10/99, approuvé par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 6 mai 1999. N 33n).

Conformément aux instructions pour l'application du plan comptable pour la comptabilisation des activités financières et économiques des organisations, approuvées par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 31 octobre 2000 N 94n, ces dépenses sont reflétées dans le débit du compte. 44 « Frais commerciaux ». Ils ne sont pas standardisés et peuvent être intégralement inclus dans les coûts de la période de reporting à laquelle ils se rapportent, si cela est prévu par la politique comptable de l'organisation (clauses 9, 20 du PBU 10/99).

21.2.1. NOUS CALCULONS LE LIMITE DES FRAIS DE REPRÉSENTATION

Nous avons déjà découvert ci-dessus que le montant des frais de représentation que vous pouvez comptabiliser à des fins d'impôt sur les bénéfices sur la base des résultats de la période de déclaration (fiscale) ne doit pas dépasser 4 % du montant des coûts de main-d'œuvre pour la même période de déclaration (fiscale). (paragraphe 3 p. 2 de l'article 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Note!

Une organisation peut combiner une fiscalité générale et l'UTII. Dans ce cas, afin de calculer le montant maximum des frais de représentation, les salaires des salariés exerçant des activités soumises à l'UTII doivent être soustraits du fonds des salaires. Et appliquer 4% uniquement sur le montant de la rémunération des autres salariés.

Cela est dû au fait que les dépenses liées aux régimes fiscaux particuliers, notamment à l'UTII, ne sont pas prises en compte dans l'assiette de l'impôt sur le revenu (clauses 9, 10 de l'article 274 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Pour les mêmes raisons, dans le cadre des frais de représentation, vous ne pouvez prendre en compte que les dépenses liées aux activités soumises à l'impôt sur le revenu (voir également Lettre du ministère des Finances de la Russie du 9 novembre 2009 N 03-03-06/ 4/96).

Une organisation peut se demander quel montant des coûts de main-d'œuvre doit être pris en compte lors du calcul de la norme pour les frais de représentation - accumulés ou réellement payés.

Il semble que dans ce cas, il faut partir du montant des coûts de main-d'œuvre reconnus par l'organisation à des fins fiscales au cours de la période de déclaration (fiscale) correspondante.

Par conséquent, si votre organisation utilise la méthode de la comptabilité d'exercice, pour calculer le montant maximum des frais de divertissement, vous devez prendre en compte le montant accumulé des coûts de main-d'œuvre (clause 4 de l'article 272 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Si votre organisation détermine les revenus et les dépenses sur une base de trésorerie, les coûts de main-d'œuvre sont reconnus au fur et à mesure que la dette envers les employés pour le paiement des salaires est remboursée (clause 1, clause 3, article 273 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Cela signifie que dans ce cas, le montant des frais de représentation pouvant être pris en compte pour le calcul de l'impôt unique doit être calculé sur la base des sommes effectivement payées.

Lors du calcul de l'assiette fiscale de l'impôt sur le revenu, les revenus et les dépenses sont déterminés selon la méthode de la comptabilité d'exercice à compter du début de la période fiscale (clause 7, article 274, article 315 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Par conséquent, au cours de la période fiscale, le montant des coûts de main-d'œuvre reconnus fiscalement augmentera. Cela signifie que le montant maximum des frais de représentation pouvant être pris en compte fiscalement changera également.

Il s'avère que les frais de représentation excédentaires qui n'ont pas été reconnus par l'organisation lors du calcul de l'impôt sur le revenu au cours d'une période de déclaration (clause 42 de l'article 270 du Code des impôts de la Fédération de Russie) peuvent être pris en compte en conséquence par celle-ci au cours des périodes de déclaration ultérieures de l’année civile en cours.

A noter que dans ce cas, une différence temporelle déductible apparaît dans la comptabilité de l'organisation, égale au montant des frais de représentation excédentaires et, par conséquent, un actif d'impôt différé (clauses 8 à 11, 14 du Règlement comptable « Comptabilisation des calculs de l'impôt sur le revenu » PBU 18/02, approuvé par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 19 novembre 2002 N 114n).

EXEMPLE

comptabilisation des frais de représentation

Situation

En mai, l'organisation Gamma a reçu des partenaires commerciaux - des représentants d'organisations clientes venus pour des négociations afin de maintenir une coopération mutuelle.

Les négociateurs ont visité un restaurant dont la visite était organisée et financée par l'organisation Gamma. À ces fins, le responsable a reçu 20 000 roubles de la caisse de l’organisation.

En fait, le montant des frais de représentation s'élevait à 18 800 roubles, ce qui est confirmé par la facture du restaurant et le reçu de caisse (le montant de la TVA n'est pas imputé).

Après approbation du rapport préalable (25 mai), le solde des fonds d'un montant de 1 200 roubles. retourné par le responsable au caissier.

L'organisation n'a eu aucune autre dépense de divertissement pour la période janvier-mars.

Les périodes de déclaration de l'impôt sur le revenu pour une organisation sont d'un mois, deux mois, et ainsi de suite jusqu'à la fin de l'année civile (paragraphe 2, paragraphe 2, article 285 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Le montant des coûts de main-d'œuvre que l'organisation Gamma reconnaît mensuellement dans la comptabilité fiscale est de 75 000 roubles.

Il est nécessaire de savoir dans quel ordre les frais de représentation engagés par l'organisation Gamma doivent être pris en compte lors de la constitution de l'assiette de l'impôt sur le revenu.

Solution

Sur la base de l'article 2 de l'art. 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie, les frais de représentation sont réglementés.

Par conséquent, afin de prendre correctement en compte les frais correspondants lors du calcul de l'impôt sur le revenu, il est nécessaire de calculer le montant maximum des frais de représentation.

Période de déclaration	Montant des coûts de main-d'œuvre, frotter.	Limiter le montant des dépenses de divertissement, frotter.	Montant des frais de représentation comptabilisés au cours de la période de reporting, frotter.
Janvier – mai	375 000 (75 000 x 5)	15 000 (375 000 x 4 %)	15 000
janvier juin	450 000 (375 000 + 75 000)	18 000 (450 000 x 4 %)	3000 (18 000 – 15 000)
Janvier – juillet	525 000 (450 000 + 75 000)	21 000 (525 000 x 4 %)	800 (18 800 – 18 000)
Total à la fin de la période de reporting			18 800

En comptabilité, l'organisation Gamma peut refléter les transactions correspondantes comme suit.

Contenu des opérations	Débit	Crédit	Montant, frotter.	Document principal
Les fonds pour les frais de représentation ont été émis de la caisse enregistreuse sur un compte	71	50	20 000	Bon de souscription de compte
25 mai
Frais de représentation représentés	44	71	18 800	Rapport préalable
Le retour du solde des fonds émis en compte est reflété (20 000 – 18 800)	50	71	1200	Bon de commande reçu
31 mai
Actif d'impôt différé reconnu (3800x20%)	09	68	760	Certificat comptable-calcul
30 juin
Reflète la diminution des actifs d'impôts différés (3000x20%)	68	09	600	Certificat comptable-calcul
31 juillet
Le remboursement de l'actif d'impôt différé se reflète (800x20%)	68	09	160	Certificat comptable-calcul

21.3. NOUS CONFIRMONS LES FRAIS DE REPRÉSENTATION

Le Code des impôts de la Fédération de Russie n'établit pas de liste spécifique de documents avec lesquels les organisations peuvent confirmer les dépenses de représentation. Cependant, il est évident que ces documents doivent non seulement contenir des informations sur les dépenses, mais également confirmer leur lien direct avec l'événement de divertissement.

Note

Le ministère des Finances de la Russie dans la lettre du 10/04/2014 N 03-03-РЗ/16288 faisant référence à l'article 10 de la section. IV du plan d'action (« feuille de route ») « Améliorer l'administration fiscale », approuvé par arrêté du gouvernement de la Fédération de Russie du 10 février 2014 N 162-r, explique que les frais de représentation peuvent être confirmés par tout document indiquant la validité et la nature productive de ces dépenses. Il peut notamment s'agir d'un rapport sur les frais de représentation approuvé par le gérant, et toutes les dépenses qui y sont indiquées doivent être confirmées par des documents primaires.

En envoyant ces clarifications aux financiers pour les porter à l'attention des autorités fiscales inférieures et des contribuables par lettre du 05/08/2014 N GD-4-3/8852, le Service fédéral des impôts de Russie a également noté qu'en plus des documents comptables primaires confirmant le fait de dépenses, tout document répondant aux critères de l'art. 9 de la loi n° 402-FZ. Dans le même temps, il devrait résulter du contenu d'un tel document que les dépenses ont été engagées par l'organisation lors de l'exercice des activités prévues au paragraphe 2 de l'art. 264 Code des impôts de la Fédération de Russie.

Parallèlement, à notre avis, afin d'éviter des litiges avec les autorités fiscales locales, il est conseillé de disposer d'un ensemble complet de documents confirmant ces dépenses.

Voyons de quels documents il s'agit. Divisons-les conditionnellement en deux groupes :

– les documents préliminaires ;

– les documents finaux.

L'enregistrement des documents préliminaires précède l'événement de présentation. Ces documents comprennent les documents administratifs internes de l'organisation, qui sont généralement délivrés sous la forme d'ordres du responsable.

Il convient que de telles ordonnances résolvent notamment les problèmes suivants :

– un plan d'un événement représentatif indiquant l'objet, le lieu et le moment de sa tenue ;

– estimation des frais de représentation ;

– une liste des responsables de l'organisation qui participeront aux négociations, indiquant la personne responsable de leur conduite ;

– la procédure d'émission des acomptes pour frais de représentation.

Les documents finaux doivent confirmer le fait même de l'événement de divertissement (il peut s'agir par exemple d'un protocole de négociation indiquant les questions discutées et les accords conclus), ainsi que la preuve des frais engagés (rapport préalable, rapport des frais de représentation, agir sur l'exécution des frais de représentation avec les pièces jointes les confirmant).

Le rapport sur les dépenses de divertissement doit comprendre des informations sur les objectifs des événements de divertissement et les résultats de leur tenue, la date et le lieu des événements, le programme des événements, la composition de la délégation invitée et des participants de la fête hôte, le montant des dépenses à des fins de divertissement.

La loi sur la mise en œuvre des frais de divertissement doit contenir des informations spécifiques sur les montants des frais de divertissement engagés et être approuvée par le chef de l'organisation (Lettre du Service fédéral des impôts de Russie pour Moscou du 22 décembre 2006 N 21-11/113019 @).

Note

Vous pouvez trouver un exemple de documentation d’événements représentatifs dans cette section.

Dans ce cas, les frais de représentation réels peuvent être confirmés notamment par les documents suivants :

– les comptes des organismes de restauration publique ;

– les contrôles KKM ;

– les contrats ayant pour objet la prestation de services de transport et (ou) la fourniture de services de traduction, les attestations de travaux exécutés, les factures et les documents de paiement établis dans le cadre des contrats ;

– les tickets de ventes, factures, etc.

Une liste approximative des documents confirmant les frais de divertissement est également contenue dans les lettres du ministère des Finances de la Russie du 22 mars 2010 N 03-03-06/4/26, du 13 novembre 2007 N 03-03-06/1. /807.

Comme le montre une analyse de la pratique judiciaire, lorsqu'ils examinent des litiges liés aux preuves documentaires des frais de représentation, les tribunaux arbitraux prêtent tout d'abord attention à la disponibilité des documents primaires du contribuable et à leurs relations entre eux.

Et s'il s'avère que les documents primaires sont mal exécutés, ne correspondent pas ou sont complètement absents, alors les tribunaux prennent le parti de l'administration fiscale (voir, par exemple, Résolution du Service fédéral antimonopole de la Volga District du 17 janvier 2008 N A65-1734/2007-SA2-11 (confirmé en vigueur par la décision de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 14 mai 2008 N 5945/08)).

Dans le même temps, si une organisation peut confirmer les frais de représentation avec des documents primaires correctement exécutés, les tribunaux, en règle générale, ne prennent pas en compte le fait qu'il n'y a pas d'autres documents et résolvent le litige en faveur des contribuables.

Par exemple, le FAS de la région de la Volga a reconnu comme infondées les actions des autorités fiscales, qui ont exclu le montant des frais de représentation des dépenses de l'organisation prises en compte à des fins fiscales. En prenant cette décision, le tribunal a souligné que le programme de négociation, ainsi que la liste des questions à résoudre, à l'absence desquelles l'administration fiscale se réfère, ne concernent pas les documents comptables primaires et que leur disponibilité n'est pas une condition préalable à la contribuable de confirmer les frais réels engagés (Résolution du 22 - 29.03.2005 N A12-18384/04-C36).

Des conclusions essentiellement similaires ont été tirées par le FAS du district du Nord-Ouest dans les résolutions du 14/08/2007 N A56-3739/2006, du 28/11/2005 N A42-7239/04-28 et par le FAS du district de l'Oural. dans les résolutions du 07/09/2005 N F09-3872 /05-С7.

Ainsi, afin d'éviter d'éventuels litiges avec l'inspection des impôts liés à la validité de la reconnaissance des frais de représentation, il est conseillé à une organisation de disposer à la fois de documents préliminaires et finaux. Mais dans le même temps, une attention particulière doit être accordée à l'ordre de préparation des documents primaires.

A cet égard, nous rappelons que les documents comptables primaires doivent être établis sous une forme approuvée par le responsable, en tenant compte des dispositions de l'art. 9 de la loi n° 402-FZ.

Auparavant, avant le 1er janvier 2013, les documents devaient être établis conformément au formulaire contenu dans les albums des formulaires unifiés de documentation comptable primaire. En l'absence de tout formulaire dans ces albums, les documents comptables primaires ont été établis par l'organisation de manière indépendante, en indiquant les mentions obligatoires (clauses 1, 2, article 9 de la loi fédérale du 21 novembre 1996 N 129-FZ « sur la comptabilité » ).

Note

Sur les spécificités de l'utilisation des formulaires unifiés de documents comptables primaires à partir du 01/01/2013, voir le commentaire.

A noter que si les négociations n'ont pas abouti à un résultat positif (par exemple, aucun accord n'a été conclu), le fisc peut considérer les frais de représentation comme injustifiés. Cependant, dans les litiges sur cette question, les tribunaux arbitraux se rangent généralement du côté du contribuable.

Pour connaître la pratique des forces de l'ordre sur la question de savoir si les coûts des négociations qui n'ont pas donné de résultat positif peuvent être pris en compte comme frais de représentation, voir l'Encyclopédie des litiges relatifs à l'impôt sur le revenu.

EXEMPLE

confirmation des frais de représentation avec les documents internes de l'organisation

Situation

Alpha LLC, située à Moscou, prévoit de tenir une réunion officielle et des négociations avec son partenaire commercial, la société finlandaise NOKKA. Le but de la réunion officielle et des négociations est de conclure un contrat pour la fourniture de leurs nouveaux produits, ainsi que d'augmenter le volume des ventes dans le cadre d'un contrat préalablement conclu. Par accord des parties, trois représentants de l'entreprise finlandaise devraient arriver pour des négociations à Moscou le 21 octobre 2014. La durée des négociations est d'une journée.

L'arrêté d'Alpha LLC du 10 janvier 2014 N 1/17 a établi les types et normes de frais de divertissement suivants.

Type de frais de divertissement	Dépenses par personne (par jour), frotter.
Coûts des services de transport pour les négociateurs	1500
Frais de petits déjeuners d'affaires, déjeuners, dîners des négociateurs	3000
Frais de restauration pour les négociateurs	500
Dépenses pour les services de traducteurs qui ne font pas partie du personnel de l'organisation :
– pour le gérant (1 traducteur) ;	2500
– pour les négociateurs (1 interprète pour 5 personnes)	2500

Il est nécessaire de déterminer avec quels documents l'organisation doit confirmer les frais de représentation pour les négociations en plus des documents comptables primaires confirmant la dépense des fonds (actes, chèques, factures, mandats de caisse, ordres de paiement, etc.).

Solution

1. Un ordre (instruction) est émis pour tenir une réunion officielle et des négociations, qui indique :

– l'objet, le plan (programme) des négociations, le nombre de personnes invitées, la date, le lieu et l'horaire de l'événement ;

– liste des participants de l'organisation ;

– la ou les personnes chargées de préparer les devis, d'organiser les réunions et négociations officielles, de rendre compte des résultats de l'événement ;

– d'autres informations nécessaires.

La commande est signée par le chef de l'organisation (une autre personne autorisée).

Veuillez noter que le plan (programme) de la réception officielle et des négociations peut être préparé dans un document séparé et ne pas être reflété dans la commande. Ceci est conseillé dans les cas où les activités planifiées peuvent avoir un volume important. Le directeur général de l'organisme doit également approuver le plan (programme).

Voir un exemple de commande pour une réunion officielle et des négociations.

1. Un devis des frais de représentation est établi.

Un tel devis est, en règle générale, établi par un salarié désigné par arrêté du gérant pour se charger de son établissement. Le devis indique les animations prévues et le montant des dépenses nécessaires à leur réalisation. Le montant des dépenses est déterminé sur la base d'un arrêté qui approuve les types et les normes des frais de représentation. Le devis est approuvé par le chef de l'organisation. De plus, ce document est généralement approuvé par le chef comptable de l'organisation.

Après approbation du devis, l'employé responsable reçoit des fonds pour organiser une réunion officielle et des négociations.

Consultez un exemple d’estimation des frais d’accueil pour une réunion officielle et des négociations.

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