Cependant, lorsque vous remplirez des reçus ou des documents de dépenses, vous devrez toujours saisir certaines valeurs à la main.
Ceux-ci inclus:
- date du document;
- quantité de marchandises;
- Numéro de document;
- d'autres paramètres changeant fréquemment.
À l'aide des outils intégrés à Excel, vous pouvez compléter automatiquement plusieurs colonnes en fonction des données du répertoire. Cependant, il est peu probable que vous puissiez configurer vous-même cette fonctionnalité sans une connaissance approfondie du programme.
Vous pouvez ajouter vous-même des formules de base, par exemple, indiquer une colonne avec le coût total du produit, en multipliant la quantité par le prix.
De la manière ci-dessus, les feuilles « Entrants » et « Dépenses » sont également générées. Les conserver séparément est pratique pour une recherche rapide ultérieure du document requis.
Constitution du chiffre d'affaires
Vous pouvez réaliser vous-même un chiffre d'affaires, mais vous devrez comprendre certaines fonctions de l'éditeur de tableaux. Aucune compétence en programmation n'est requise ici.
Sur une feuille séparée, vous pouvez afficher des informations sur les soldes de stocks afin de comprendre la nécessité d'acheter un article particulier dans l'assortiment.
Suivi du solde critique
La tenue des registres des marchandises dans un magasin dans Excel peut être configurée de manière à ce que la feuille avec les soldes de produits affiche des informations sur la nécessité d'acheter un article particulier de l'assortiment. Ensuite, nous examinerons un exemple simple de la façon d'organiser cela dans un éditeur de tableaux.
Dans l'exemple proposé, il existe trois emplacements de stockage de marchandises, indiquant les soldes dans chacun d'eux. Grâce à la fonction IF(OR...), vous pouvez mettre en place un contrôle automatique du respect des normes de stock pour chaque entrepôt. La formule finale ressemblera à ceci :
SI(OU(C3<3;D3<3;E3<3);«Необходимо пополнение склада»;«Товара достаточно»).
Ainsi, si le solde d'un emplacement de stockage tombe en dessous de trois unités, l'utilisateur verra un message indiquant la nécessité d'acheter ou de déplacer des marchandises en interne. De la même manière, vous pouvez surveiller le processus inverse - l'emballage d'un article spécifique. La formule utilisée est très simple et peut toujours être ajoutée à un tableau tout fait.
Cette méthode de suivi des valeurs n'est pas applicable uniquement aux soldes d'entrepôt. Les indicateurs suivants peuvent être analysés de la même manière :
- volumes de travail effectués ou ventes par employé ;
- augmentation du chiffre d'affaires brut ou du bénéfice ;
- identifier les baisses des échanges pour certains groupes de biens et d’autres indicateurs.
Excel peut fournir aux entrepreneurs une variété d’outils analytiques lors de la comptabilisation des ventes au détail. L'une de ses difficultés réside dans le peu de matériel de formation professionnelle et la nécessité de composer de manière indépendante toutes les formules.
Avantages de la comptabilité des marchandises dans un magasin dans Excel
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Accord de confidentialité
et traitement des données personnelles
1. Dispositions générales
1.1. Cet accord sur la confidentialité et le traitement des données personnelles (ci-après dénommé l'Accord) a été accepté librement et de son plein gré, et s'applique à toutes les informations fournies par Insales Rus LLC et/ou ses sociétés affiliées, y compris toutes les personnes incluses dans le le même groupe avec LLC "Insails Rus" (y compris LLC "EKAM Service") peut obtenir des informations sur l'Utilisateur lors de l'utilisation de l'un des sites, services, services, programmes informatiques, produits ou services de LLC "Insails Rus" (ci-après dénommé les Services) et pendant l'exécution d'Insales Rus LLC, tout accord et contrat avec l'Utilisateur. Le consentement de l'Utilisateur au Contrat, exprimé par lui dans le cadre de relations avec l'une des personnes répertoriées, s'applique à toutes les autres personnes répertoriées.
1.2.L'utilisation des services signifie que l'utilisateur accepte le présent accord et les termes et conditions qui y sont spécifiés ; en cas de désaccord avec les présentes conditions, l'Utilisateur doit s'abstenir d'utiliser les Services.
"Insales"- Société à responsabilité limitée "Insails Rus", OGRN 1117746506514, INN 7714843760, KPP 771401001, enregistrée à l'adresse : 125319, Moscou, rue Akademika Ilyushina, 4, bâtiment 1, bureau 11 (ci-après dénommé "Insails"), le d'une part, et
"Utilisateur" -
ou une personne physique qui a la capacité juridique et est reconnue comme participant à des relations juridiques civiles conformément à la législation de la Fédération de Russie ;
ou une personne morale enregistrée conformément aux lois de l'État dont cette personne est un résident ;
ou un entrepreneur individuel enregistré conformément aux lois de l'État dont une telle personne est un résident ;
qui a accepté les termes du présent Accord.
1.4. Aux fins du présent Accord, les Parties ont déterminé que les informations confidentielles sont des informations de toute nature (productive, technique, économique, organisationnelle et autres), y compris les résultats de l'activité intellectuelle, ainsi que les informations sur les modalités d'exécution. activités professionnelles (y compris, mais sans s'y limiter : des informations sur les produits, travaux et services ; des informations sur les systèmes et équipements techniques, y compris les prévisions commerciales et les informations sur les achats proposés ; des informations sur des partenaires spécifiques et des partenaires potentiels ; liées à la propriété intellectuelle, ainsi que plans et technologies liés à tout ce qui précède) communiqués par une partie à l'autre sous forme écrite et/ou électronique, expressément désignés par la Partie comme ses informations confidentielles.
1.5. Le but du présent Accord est de protéger les informations confidentielles que les Parties échangeront lors des négociations, de la conclusion de contrats et du respect de leurs obligations, ainsi que de toute autre interaction (y compris, mais sans s'y limiter, la consultation, la demande et la fourniture d'informations et l'exécution d'autres instructions).
2. Responsabilités des parties
2.1. Les parties conviennent de garder secrètes toutes les informations confidentielles reçues par une partie de l'autre partie au cours de l'interaction des parties, de ne pas divulguer, divulguer, rendre publique ou autrement fournir ces informations à un tiers sans l'autorisation écrite préalable de l'autre partie. l'autre Partie, à l'exception des cas prévus par la législation en vigueur, lorsque la fourniture de ces informations relève de la responsabilité des Parties.
2.2.Chaque Partie prendra toutes les mesures nécessaires pour protéger les informations confidentielles en utilisant au moins les mêmes mesures que celles qu'elle utilise pour protéger ses propres informations confidentielles. L'accès aux informations confidentielles est accordé uniquement aux employés de chaque Partie qui en ont raisonnablement besoin pour exercer leurs fonctions officielles en vertu du présent Accord.
2.3. L'obligation de garder les informations confidentielles secrètes est valable pendant la période de validité du présent Contrat, du contrat de licence pour les programmes informatiques en date du 1er décembre 2016, de l'accord d'adhésion au contrat de licence pour les programmes informatiques, des accords d'agence et autres et pendant cinq ans. après la résiliation de leurs actions, sauf accord contraire séparé des Parties.
(a) si les informations fournies sont devenues accessibles au public sans violation des obligations de l'une des Parties ;
(b) si les informations fournies sont devenues connues d'une Partie à la suite de ses propres recherches, observations systématiques ou autres activités menées sans l'utilisation d'informations confidentielles reçues de l'autre Partie ;
(c) si les informations fournies sont licitement reçues d'un tiers sans obligation de les garder secrètes jusqu'à ce qu'elles soient fournies par l'une des Parties ;
(d) si les informations sont fournies à la demande écrite d'un organisme gouvernemental, d'un autre organisme gouvernemental ou d'un organisme gouvernemental local afin d'exercer leurs fonctions et que leur divulgation à ces organismes est obligatoire pour la Partie. Dans ce cas, la Partie devra notifier immédiatement à l'autre Partie la demande reçue ;
(e) si les informations sont fournies à un tiers avec le consentement de la partie à propos de laquelle les informations sont transférées.
2.5.Insales ne vérifie pas l'exactitude des informations fournies par l'Utilisateur et n'a pas la possibilité d'apprécier sa capacité juridique.
2.6. Les informations que l'Utilisateur fournit à Insales lors de son inscription aux Services ne constituent pas des données personnelles au sens de la loi fédérale de la Fédération de Russie n° 152-FZ du 27 juillet 2006. "À propos des données personnelles."
2.7.Insales a le droit d'apporter des modifications au présent Accord. Lorsque des modifications sont apportées à l'édition en cours, la date de la dernière mise à jour est indiquée. La nouvelle version du Contrat entre en vigueur dès sa mise en ligne, sauf disposition contraire de la nouvelle version du Contrat.
2.8. En acceptant le présent Contrat, l'Utilisateur comprend et accepte qu'Insales puisse envoyer à l'Utilisateur des messages et des informations personnalisés (y compris, mais sans s'y limiter) pour améliorer la qualité des Services, développer de nouveaux produits, créer et envoyer des offres personnelles à l'Utilisateur, pour informer l'Utilisateur des changements dans les plans tarifaires et les mises à jour, pour envoyer à l'Utilisateur du matériel marketing au sujet des Services, pour protéger les Services et les Utilisateurs et à d'autres fins.
L'utilisateur a le droit de refuser de recevoir les informations ci-dessus en le notifiant par écrit à l'adresse email Insales -.
2.9. En acceptant le présent Contrat, l'Utilisateur comprend et accepte qu'Insales Services puisse utiliser des cookies, des compteurs et d'autres technologies pour garantir la fonctionnalité des Services en général ou leurs fonctions individuelles en particulier, et l'Utilisateur n'a aucune réclamation contre Insales à cet égard. avec ça.
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2.12. L'Utilisateur est tenu d'informer immédiatement Insales de tout cas d'accès non autorisé (non autorisé par l'Utilisateur) aux Services utilisant le compte de l'Utilisateur et/ou de toute violation (soupçon de violation) de la confidentialité de ses moyens d'accès à le compte. Pour des raisons de sécurité, l'Utilisateur est tenu d'arrêter de manière indépendante et en toute sécurité le travail sous son compte à la fin de chaque session de travail avec les Services. Insales n'est pas responsable des éventuelles pertes ou dommages aux données, ainsi que des autres conséquences de toute nature qui pourraient survenir en raison de la violation par l'Utilisateur des dispositions de cette partie de l'Accord.
3. Responsabilité des parties
3.1. La Partie qui a violé les obligations stipulées par l'Accord concernant la protection des informations confidentielles transférées dans le cadre de l'Accord est tenue, à la demande de la Partie lésée, de réparer le dommage réel causé par une telle violation des termes de l'Accord. conformément à la législation en vigueur de la Fédération de Russie.
3.2. L'indemnisation des dommages ne met pas fin aux obligations de la Partie contrevenante de remplir correctement ses obligations en vertu du Contrat.
4.Autres dispositions
4.1. Tous les avis, demandes, demandes et autres correspondances en vertu du présent Contrat, y compris ceux contenant des informations confidentielles, doivent être rédigés et remis en personne ou par courrier, ou envoyés par courrier électronique aux adresses spécifiées dans le contrat de licence des programmes informatiques daté du 12/. 01/2016, l'accord d'adhésion au contrat de licence pour les programmes informatiques et au présent Contrat ou à d'autres adresses qui peuvent ultérieurement être spécifiées par écrit par la Partie.
4.2. Si une ou plusieurs dispositions (conditions) du présent accord sont ou deviennent invalides, cela ne peut pas servir de motif de résiliation des autres dispositions (conditions).
4.3. Le présent Contrat et la relation entre l'Utilisateur et Insales découlant de l'application du Contrat sont soumis à la loi de la Fédération de Russie.
4.3. L'utilisateur a le droit d'envoyer toutes les suggestions ou questions concernant le présent accord au service d'assistance aux utilisateurs d'Insales ou à l'adresse postale : 107078, Moscou, st. Novoryazanskaya, 18 ans, bâtiment 11-12 BC « Stendhal » SARL « Insales Rus ».
Date de parution : 12/01/2016
Nom complet en russe :
Société à responsabilité limitée "Insales Rus"
Nom abrégé en russe :
SARL "Insales Rus"
Nom en anglais :
Société à responsabilité limitée InSales Rus (InSales Rus LLC)
Adresse légale:
125319, Moscou, st. Akademika Ilyushina, 4, bâtiment 1, bureau 11
Adresse postale:
107078, Moscou, st. Novoryazanskaya, 18, bâtiment 11-12, BC « Stendhal »
INN : 7714843760 Point de contrôle : 771401001
Coordonnées bancaires:
La direction des entreprises qui ont décidé de commencer à mettre en œuvre un système de comptabilité de gestion et à établir elle-même leur budget, dans les premiers pas, est obligée de faire face à plusieurs problèmes, à savoir :
- manque de capital financier pour mettre en œuvre une plateforme spécialement développée ;
- manque de compréhension claire de ce qui doit être fait.
Dans de telles situations, il vient à la rescousse MS Exceller, qui, en plus d'être gratuit, est également une option logicielle universelle pour une comptabilité de gestion à part entière.
Toute organisation doit tenir des registres comptables, quel que soit le domaine dans lequel elle opère, quelle est sa taille, etc. Cela est dû en grande partie au fait que la comptabilité doit établir tous les faits de la vie de l’entreprise et les afficher sur les comptes appropriés pour obtenir une image maximale de la situation financière dans son ensemble.
Les informations comptables servent souvent de base à la détermination des obligations fiscales d'une organisation. Par exemple, l’assiette fiscale des biens immobiliers est déterminée sur la base d’informations comptables.
Objectif principal la comptabilité et, en parallèle, le reporting comptable final est la fourniture d'informations généralisées aux utilisateurs intéressés (externes) concernant les résultats de l'activité de travail pour une certaine période de reporting.
Les utilisateurs intéressés peuvent inclure :
- les établissements bancaires ;
- d'autres créanciers ;
- investisseurs et ainsi de suite.
En d'autres termes, toutes les personnes sans exception envers lesquelles l'entreprise a des dettes sont prises en compte.
À son tour, la comptabilité de gestion est utilisée exclusivement par la direction de l'entreprise et non par des utilisateurs externes. Il est souvent utilisé non seulement par les chefs d'entreprise pour évaluer la situation actuelle, mais leur permet également de fournir des informations fiables pour prendre les bonnes décisions de gestion, y compris la capacité de réagir instantanément à divers facteurs.
Il est important de prêter attention au fait que les utilisateurs auxquels le reporting de gestion s'adresse principalement peuvent être très différents : des divisions structurelles elles-mêmes aux présidents d'organisations ou aux associés gérants.
À son tour, l'accent mis par la comptabilité de gestion sur une prise de décision instantanée et de haute qualité par la direction s'explique par différence de formats représentation directe des valeurs de la comptabilité en question par rapport à la comptabilité.
En outre, les rapports de gestion peuvent différer par un degré élevé de détail ou, plus simplement, par les méthodes comptables utilisées (par exemple, l'actuel Code des impôts de la Fédération de Russie, et non le RAS ou les IFRS), les comptes spéciaux/sous- comptes utilisés qui ne peuvent pas être utilisés en comptabilité, ainsi qu'une grande régularité de constitution, etc.
Comment composer
De nombreuses entreprises nationales pratiquent aujourd'hui l'utilisation de la comptabilité de gestion dans des tableaux générés dans MS Excel.
Cela a beaucoup à voir avec le fait qu'Excel est essentiellement un outil universel, qui comprend un vaste ensemble de formules mathématiques, d'algorithmes, de mécanismes comptables spéciaux, etc., mais ne nécessite pas de coûts importants (par exemple, comme l'exigent d'autres logiciels de comptabilité).
Sur cette base, grâce à l'utilisation de MS Excel, le personnel qualifié a le droit générer tous les rapports nécessaires à la prise de décisions.
La comptabilité de gestion standard doit inclure plusieurs composants de base:
- rapport concernant les bénéfices et les coûts financiers ;
- déclaration concernant le mouvement des capitaux financiers;
- bilan de l'organisation.
Lors de la formation des tables nécessaires, il faut d'abord faire attention à l'isolation des tables.
Chaque tableau distinct (comprenant des informations concernant l’un ou l’autre aspect de l’activité de travail de l’organisation) doit être fourni sur une feuille séparée. Il n’est pas nécessaire d’essayer de tout mettre sur une seule feuille de papier (c’est-à-dire tous les indicateurs numériques). De plus, la longueur du livre peut varier considérablement en fonction du niveau de détail requis par la direction.
Pour résoudre ce problème dans la pratique, les fonctions Excel intégrées sont souvent utilisées, notamment les listes déroulantes, les regroupements, etc.
Tous les tableaux générés avec les informations initiales doivent être placer sur des feuilles séparéesExceller(par exemple, une feuille d'enregistrement des bénéfices de la vente de matériaux de construction, etc.), et au tout début de ce livre, vous devez créer un tableau croisé dynamique dans lequel, à l'aide de listes déroulantes, les indicateurs finaux sont affichés par rapport aux autres feuilles du livre.
Du fait que le regroupement des « Postes d'activité » reste le même (par exemple, céréales, boissons, etc.) et que les tableaux comptables eux-mêmes dans Excel nécessitent la constitution d'un grand nombre de tableaux (comptabilisation des bénéfices, coûts financiers, pertes monétaires indirectes, coûts monétaires qui les accompagnent, etc.), les entreprises doivent garder à l'esprit une nuance.
Cela réside dans le fait que l'outil le plus optimal dansExcellerles ouvrages de référence sont à juste titre considérés. Au cours de leur formation, les organisations pourront les utiliser pleinement comme remplissage automatique pour tous les champs existants une fois les tableaux complétés.
En plus de tous les avantages disponibles, le plus important est la présence d'un grand nombre de toutes les formules nécessaires et de divers autres mécanismes mathématiques (par exemple, la possibilité d'autocorrélation, de dispersion, d'espérance mathématique, etc.), qui fournit aide significative dans le processus d'analyse des valeurs finales, ainsi que dans la planification du développement futur.
Cela donne tout à fait le droit d'accepter en fin de compte décisions de gestion efficaces.
Algorithme de formation
L'algorithme de compilation est suivant:
- Réaliser une analyse de la structure monétaire de l'organisation.
- Formation obligatoire de classificateurs de comptabilité de gestion.
- Création d'un plan comptable.
- Formation du concept de comptabilité de gestion.
- Création d'une liste appropriée de formats de comptabilité de gestion.
- Implémentation et automatisation du système.
En fait, dans la pratique, de nombreuses organisations nationales ont déjà montré qu'il ne serait pas difficile de développer une comptabilité dans Excel. Il suffit simplement de contrôler l'exactitude des informations fournies et de respecter strictement l'algorithme existant.
Pour une meilleure compréhension, veuillez vous référer à instructions en image:
Sur la base de cette image, vous pouvez voir à quoi devrait ressembler le futur modèle.
Implémentation du système dans l'organisation
En cours de mise en œuvre de la comptabilité de gestion dans MS Excel, initialement il convient de prêter attention à l'automatisation de la comptabilité des flux financiers. Il s'agit d'une sorte de base d'informations pour la comptabilité de gestion dans son ensemble.
En fait, le mouvement financier est une sorte de reflet de toutes les autres opérations de l’organisation.
La prochaine étape est l’introduction de la comptabilité des bénéfices et des coûts financiers. Et ce n'est qu'en dernier lieu que l'automatisation des actifs et des passifs devrait être effectuée exclusivement sur les parties qui ne sont pas liées aux flux financiers et aux bénéfices.
Règles existantes
Pour aujourd'hui, il y a quelques règles clés, qui doit être respecté lors du processus de mise en œuvre de la comptabilité de gestion automatisée dans MS Excel.
- Séparation des fonctions concernant l'indication des informations et celles qui relèvent de la constitution de divers rapports. À première vue, cela peut sembler évident, car les établissements établissent souvent, par exemple, une formule pour un rapport DDS et intègrent ensuite toutes les transactions DDS existantes dans cette formule.
- Indication d'informations concernant diverses transactions commerciales sous la forme d'un registre d'inscriptions similaires.
- Indication des informations sur toutes les entités juridiques et comptes existants qui se rapportent directement à l'organisation dans un registre unique.
Il est possible de saisir des informations dans Excel de différentes manières, puisqu'il n'y a aucune restriction.
L'essentiel est qu'il s'agisse du seul registre des transactions commerciales, où à l'avenir toutes les informations concernant l'organisation, sans exception, seront affichées, quelle que soit l'entité juridique à laquelle elle appartient et le compte courant dont elle dispose.
Exemples
Un exemple de la structure financière d'une organisation en comptabilité de gestion basée sur les tableaux développés dans Excel ressemblera à ceci :
Quant au classificateur, il ressemble à ceci :
Je voudrais clarifier le fait que les classificateurs de la comptabilité considérée peuvent décrire une variété d'objets en vue de leur interprétation fiable par tous les participants à ce système sans exception.
Il y a aujourd'hui les classificateurs les plus populaires suivants:
- type de profit ;
- le type de produit fabriqué ou la fourniture de tout service (par exemple, construction) ;
- différents types de clients ;
- les lieux où sont générés des profits et des coûts financiers ;
- types de pertes financières ;
- types d'obligations;
- un type de capital financier propre ;
- catégorie de personnel embauché, etc.
Sur la base de tout ce qui précède, nous pouvons conclure qu'en fait, il n'y a rien de compliqué dans cette version de la comptabilité envisagée.
Comment maintenir une comptabilité de gestion dans 1C - en vidéo.
Il est impossible d’imaginer un comptable moderne sans ordinateur. Mais pour travailler en toute confiance, vous devez être capable d'utiliser non seulement des programmes de comptabilité, mais aussi bien d'autres. Vous trouverez ici de nombreuses informations utiles, présentées dans un langage simple et accessible et appuyées par un grand nombre d'exemples pratiques spécifiques au travail d'un comptable.
Excel pour un comptable
Dans ce chapitre, nous apprendrons comment utiliser l'éditeur de tableur MS Excel pour les activités professionnelles d'un comptable. Contrairement à l'éditeur de texte Word, Excel peut effectuer de nombreux calculs de spécificité et de niveau de complexité variables. Cela permet de générer des pièces comptables dans lesquelles les résultats seront recalculés automatiquement à chaque modification des données sources (elles peuvent être localisées aussi bien dans la pièce en cours que dans des fichiers Excel externes). Dans ce cas, il est possible de construire des tableaux, des graphiques et d'effectuer d'autres opérations de calcul.
Caractéristiques et fonctions de base d'Excel en matière de comptabilité
L'utilisation de l'éditeur de feuille de calcul Excel vous permet de générer et d'imprimer des documents ayant une représentation tabulaire, d'effectuer des calculs basés sur les données sources, etc. Les principales tâches résolues à l'aide du programme peuvent être formulées comme suit.
Saisir, éditer et concevoir une variété de feuilles de calcul.
Effectuer des calculs avec des données sources à l'aide d'outils spécialement conçus.
Sauvegarde du document créé dans différents formats (Excel, page web, modèle, document texte, etc.).
Saisie et traitement de données tabulaires à l'aide de mécanismes intégrés pour les formules, fonctions, macros, etc.
Analyse et gestion des données (calcul automatique des données finales et intermédiaires, structuration et consolidation des données, utilisation de tableaux croisés dynamiques et de rapports, etc.).
Insérer divers objets dans un document (dessin, fonction, note, objet, etc.).
Effectuer des opérations de formatage manuel et automatique d'un document et de ses éléments constitutifs ; vérification orthographique automatique d'un document, élimination rapide de toute inexactitude à l'aide du mécanisme de correction automatique.
Importation des données nécessaires à partir de diverses sources (y compris les bases de données OLAP) et leur traitement ultérieur. Prise en charge des formats XML.
Configuration des paramètres de présentation des documents sous forme de feuille de calcul, ainsi que personnalisation de l'interface utilisateur.
Accédez aux données en conjonction avec d'autres programmes (par exemple, Word, Power Point, Access, etc.).
Génération d'une grande variété de rapports - analytiques, de synthèse, graphiques, sous forme de diagrammes, etc.
Exécuter les fonctions Microsoft Office standard : imprimer un document, rechercher des données et les remplacer, vérifier les erreurs, etc.
Création d'applications en utilisant le langage de programmation VBA.
Protection d'un tableur contre tout accès non qualifié et non autorisé.
Les spécificités de l'utilisation de l'éditeur de feuille de calcul Excel à des fins comptables peuvent dépendre des spécificités de la mise en place des processus comptables et de gestion dans une entreprise particulière.
Termes et définitions
Un utilisateur d'Excel doit connaître et comprendre les termes et définitions clés suivants.
Forme automatique– une figure prête à l’emploi d’une forme donnée qui peut être ajoutée à une feuille de calcul ou un diagramme. Excel dispose d'un ensemble intégré de formes automatiques.
Diagramme - une manière visuelle de représenter des valeurs numériques. Excel prend en charge le travail avec différents types de graphiques : histogrammes, diagrammes circulaires, graphiques à bulles, graphiques, etc.
Nom - un identifiant qui permet de faire référence à un objet (cellule, plage, formule, etc.).
Constante - valeur constante (non calculée). Une constante peut être, par exemple, un nombre fixe ou du texte.
Menu contextuel - un menu contenant une liste de commandes conçues pour fonctionner avec un objet spécifique. Pour appeler le menu contextuel, vous devez faire un clic droit sur l'objet ou appuyer sur une combinaison de touches Maj+F10.
Tableau - une collection de cellules ou de valeurs utilisées dans leur ensemble. En d’autres termes, un tableau est un groupe d’éléments du même type portant un nom commun.
Paramètres– modifier les paramètres de fonctionnement actuels d'Excel à l'aide d'outils standards, accessibles depuis l'interface de travail MS Excel. Les paramètres de fonctionnement du programme peuvent être divisés en deux types principaux :
- Paramètres communs– la modification de ces paramètres entraînera des modifications correspondantes dans tous les classeurs, y compris ceux nouvellement créés ;
– paramètres locaux– la modification de ces paramètres entraînera les modifications correspondantes uniquement dans le classeur actuel.
Opérande –élément de calcul (constante, fonction ou référence).
Opérateur – un signe ou un symbole qui détermine le type de calcul dans une formule sur les opérandes. Les types d'opérateurs utilisés par Excel sont les opérateurs mathématiques, les opérateurs de texte, les opérateurs de comparaison et les opérateurs de référence.
Joint– imprimer le contenu du classeur (en tout ou en partie) sur papier à l’aide d’une imprimante. Les objets suivants peuvent être imprimés : un classeur, plusieurs classeurs, une feuille de calcul, plusieurs feuilles de calcul, une plage de cellules dans une feuille de calcul, une plage de cellules dans plusieurs feuilles de calcul, des objets graphiques, des graphiques. Dans ce cas, il est possible d'imprimer plusieurs copies d'un objet en une seule session.
Interface utilisateur - un moyen d'interaction de l'utilisateur avec le programme. L'interface utilisateur comprend des menus, des barres d'outils, des boîtes de dialogue, des raccourcis clavier, etc. Excel utilise l'interface utilisateur standard de Windows.
Note - informations auxiliaires de nature arbitraire liées à une cellule spécifique et stockées quel que soit le contenu de cette cellule. Pour ajouter une note à une cellule, vous devez la sélectionner avec le curseur et exécuter la commande du menu contextuel Ajouter une note, puis saisissez le texte requis à l'aide du clavier.
Cahier d'exercices– un fichier créé, édité et enregistré à l’aide d’Excel. L'unité structurelle principale du classeur est feuille de travail(voir ci-dessous).
Feuille de travail– l'élément principal d'un classeur, destiné à la saisie, à l'édition et au stockage des données, ainsi qu'à l'exécution de calculs. Par défaut, un classeur comprend trois feuilles de calcul. L'unité structurelle de base d'une feuille de calcul est cellule(voir ci-dessous).
Mise en page– changer l'affichage d'une cellule (son « apparence ») ou changer la présentation des données contenues dans la cellule. Les options de formatage d'une cellule sont indépendantes de son contenu, et vice versa. N'oubliez pas qu'après avoir appliqué le formatage, la valeur affichée dans une cellule peut ne pas correspondre à sa valeur réelle (l'exemple le plus courant est l'arrondi : la cellule stocke la valeur 0,24, mais selon les paramètres de formatage, la valeur affichée à l'écran est 0,2).
Formule– un outil Excel spécial conçu pour les calculs, les calculs et l’analyse des données. Une formule peut inclure une constante, un opérateur, une référence, un nom de cellule (plage) et fonction. Il existe trois types d'opérateurs :
– opérateur arithmétique– un opérateur conçu pour effectuer des opérations arithmétiques et produire en conséquence une valeur numérique ;
– opérateur de comparaison– cet opérateur est utilisé pour comparer des données et produit en conséquence la valeur logique VRAI ou FAUX ;
– opérateur de texte– opérateur utilisé pour combiner les données.
Fonction– formule Excel prête à l’emploi pour les calculs, les calculs et l’analyse des données. Chaque fonction peut inclure une constante, un opérateur, une référence, un nom de cellule (plage) et formule(voir au dessus). Fonction personnalisée est une fonction écrite par l'utilisateur en VBA.
Tableur - un programme interactif composé d'un ensemble de lignes et de colonnes affichées à l'écran dans une fenêtre séparée.
Cellule– la plus petite partie (élémentaire) d'une feuille de calcul destinée à la saisie et au stockage d'informations. Chaque cellule peut contenir du texte, un nombre ou formule(voir au dessus). De plus, lorsque vous travaillez avec des cellules, les éléments suivants sont utilisés :
- adresse– c'est l'emplacement (coordonnées) de la cellule ; l'adresse est constituée de la lettre (chiffre) de la colonne et du numéro de ligne à l'intersection de laquelle se trouve cette cellule ;
- lien– indication de l'adresse de la cellule. Les références peuvent être absolues (c'est-à-dire qu'elles ne changent pas lorsque la cellule est déplacée et copiée), relatives (ces références changent lorsque la cellule est déplacée et copiée) ou mixtes. Référence externe est un lien vers une cellule située dans un autre classeur.
Après avoir pris connaissance de la terminologie Excel, examinons les principaux éléments et outils du programme.
Introduction à Excel : éléments et outils de base
Le contenu de cette section s'adresse aux utilisateurs peu familiers avec l'éditeur de tableur Excel. Ici, nous examinerons les concepts de base nécessaires pour travailler avec le programme. Par conséquent, si vous avez des compétences pratiques pour travailler avec Excel, vous pouvez immédiatement passer à l'étude de la section qui examine un exemple pratique de création d'un document comptable.
L'interface utilisateur de l'éditeur Excel est illustrée à la Fig. 3.1.
Riz. 3.1.Éditeur de feuille de calcul Excel
Les principaux éléments de l'interface utilisateur sont :
Menu Déposer - situé à gauche de l'onglet maison(en général, son utilisation suit les mêmes règles que dans l'éditeur de texte Word) ;
Barre d'outils d'accès rapide – située au-dessus du menu Déposer et onglet maison;
Ruban Excel – situé entre la barre de formule et la barre d'outils d'accès rapide ;
Classeur, feuille de calcul, ligne, colonne, cellule, barre de formule - les principaux éléments d'Excel (une description plus détaillée d'entre eux est donnée ci-dessous) ;
Menu contextuel – appelé en cliquant avec le bouton droit n'importe où dans l'espace de travail (en général, son utilisation suit les mêmes règles que dans l'éditeur de texte Word) ;
La zone de travail est la partie centrale de l'interface dans laquelle s'effectue le travail avec des feuilles de calcul ;
La barre d'état est un élément fonctionnel d'information situé le long du bord inférieur de la fenêtre du programme.
L'utilisateur peut configurer indépendamment certains éléments de l'interface - cela se fait soit en mode paramètres du programme ( Fichier → Options), ou à l'aide des contrôles du ruban Excel appropriés.
Espace de travail Excel : description, techniques et méthodes de travail
L'espace de travail Excel est un élément de l'interface utilisateur qui comprend des cellules, des lignes, des colonnes et des feuilles du classeur actuel, ainsi qu'une barre de formule. Toutes les actions de base de création et d'édition des documents comptables et de reporting sont effectuées dans l'espace de travail Excel.
L'un des principaux éléments structurels de l'espace de travail est une cellule - la plus petite partie (élémentaire) d'une feuille de calcul, destinée à la saisie et au stockage d'informations et située à l'intersection d'une ligne et d'une colonne. La collection de plusieurs cellules forme gamme.
Toute cellule a des coordonnées uniques (elles sont également appelées adresse de cellule). L'adresse de la cellule est déterminée à l'aide de lignes avec des lettres et des chiffres, situées respectivement en haut et à gauche de la zone de travail. Par exemple, sur la Fig. 3.2 le curseur est placé dans la cellule avec l'adresse C4.
Riz. 3.2. Cellule de coordonnées C4
Les données sont saisies dans une cellule de différentes manières : depuis le clavier, par calcul (lorsque la valeur de la cellule est calculée à l'aide de formules de calcul basées sur les données d'autres cellules), par importation depuis des fichiers externes, à l'aide de macros, depuis le presse-papiers, etc.
Les informations contenues dans les cellules peuvent être présentées dans différents formats - numérique, texte, etc. Le format est sélectionné dans la fenêtre Format de cellule, qui est appelé à l'aide de la commande de menu contextuel du même nom. Cette fenêtre peut également être appelée de la manière suivante : sur l'onglet maison Ruban Excel dans le panneau Cellules il faut appuyer sur un bouton Format, et sélectionnez la commande dans le menu qui s'ouvre Format de cellule.
Note
Veuillez noter que lorsque vous travaillez avec des données numériques, le séparateur par défaut est une virgule et lorsque vous travaillez avec des dates, un point est utilisé. Lorsque vous saisissez des données numériques et des dates, elles sont par défaut alignées sur le bord droit de la cellule et le texte saisi est aligné sur le bord gauche.
Vous pouvez utiliser votre souris pour faire glisser n'importe quelle cellule vers un autre emplacement avec son contenu. Pour ce faire, déplacez le pointeur de la souris vers n'importe quel coin de la cellule, à l'exception du coin inférieur droit - une croix avec des flèches apparaîtra. Maintenant, après avoir appuyé sur le bouton gauche de la souris, vous pouvez faire glisser la cellule avec tout son contenu vers l'emplacement souhaité. À propos, vous pouvez ainsi transférer des plages de cellules présélectionnées d'un endroit à un autre.
Fin du fragment introductif.
Bonjour cher lecteur !
Cet article intéressera les représentants de professions telles que les économistes, les comptables et les financiers de toute industrie et forme de propriété. En fait, Excel pour les économistes est pratiquement l'outil le plus important pour un travail efficace, car peu d'outils ont des fonctionnalités aussi énormes, mais ils sont très importants pour les comptables. Après tout, tout le monde aime vraiment que tout le travail soit effectué rapidement, précisément et facilement, ainsi que correctement. C'est pour répondre à de tels désirs que sert le produit Microsoft. Avec son aide, vous pouvez augmenter considérablement votre efficacité et disposer de plus de temps pour résoudre des problèmes intéressants et vous épanouir personnellement. Faisons maintenant connaissance avec les outils qui vous permettront de le faire et avec lesquels vous devez d'abord apprendre le fonctionnement d'Excel.
Les fonctions suivantes sont si polyvalentes et utiles :
Ces fonctions MS Excel destinées aux économistes et aux comptables sont utilisées dans presque la plupart des opérations de calcul Excel et peuvent simplifier considérablement tous les calculs et effectuer des analyses de données, des calculs ou l'obtention d'informations.
Il est difficile de surestimer les capacités de ces fonctions au travail, et si vous ne les connaissez pas déjà et ne les utilisez pas dans votre travail, je vous recommande fortement de corriger cette lacune dans vos connaissances. Et je les ai également développés en utilisant toutes les connaissances de mon « ».
Parlons plus en détail des raisons pour lesquelles ces fonctions sont si utiles pour les spécialités économiques :
Sans cette fonction, il est généralement impossible d'imaginer des calculs mathématiques en additionnant des valeurs. C'est une fonction fondamentale de l'essence même des métiers financiers, elle permet de résumer non seulement, mais aussi des arguments individuels, et tout cela dans une seule formule. Vous pouvez vous familiariser avec la fonction plus en détail.
Il s'agit de la fonction logique la plus courante du programme MS Excel ; elle vous permet d'opérer avec de nombreuses valeurs, de les comparer et de produire le résultat correct selon les conditions spécifiées. Il prend en charge une variété de pièces jointes internes et ressemble beaucoup à une « matriochka », ce qui ne réduit toujours pas son utilité et sa polyvalence. Cette fonction est décrite plus en détail.
Mais cette fonction, dans un sens, relie les deux fonctions précédentes, mais si la première faisait seulement la somme et que la seconde travaillait avec des critères et des conditions, alors cette fonction additionne les valeurs selon un critère donné dans n'importe quelle plage de valeurs fournie. valeurs. Vous pouvez lire ou regarder la vidéo pour plus de détails sur le fonctionnement de la fonction.
Dans mes articles, j'ai décrit en détail comment utiliser ces fonctions ; bien sûr, je ne veux pas me répéter, mais la connaissance des capacités d'Excel vous aidera à simplifier considérablement votre travail et à accélérer le résultat. Étudiez très sérieusement ces 3 fonctions pour économistes et comptables et votre productivité augmentera considérablement.
Vérifiez-le, étudiez et laissez votre travail être joyeux, facile et intéressant ! Je serais très reconnaissant pour vos commentaires, car ils sont un indicateur de lisibilité et m'inspirent pour écrire de nouveaux articles ! Partagez ce que vous lisez avec vos amis et aimez-le !
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L’inflation, c’est quand être pauvre coûte 20 pour cent de plus.
Pendant quatre jours, des rédacteurs expérimentés de Glavbukh ont enseigné en classe comment créer un article de magazine de haute qualité. L'une des étudiantes de l'école, Polina Alekseeva, a décidé de consolider ses connaissances dans la pratique et a écrit un article spécialement pour le site sur les fonctions utiles du célèbre programme Microsoft Excel.
Microsoft Excel est un programme doté de larges capacités. De nombreuses personnes ne connaissent que les compétences de base nécessaires pour travailler avec le programme et les fonctions simples. Un comptable n'a souvent pas assez de temps pour apprendre à automatiser le calcul d'un indicateur, mais en vain. Nous vous invitons à y consacrer 10 minutes par jour et à maîtriser les fonctionnalités d'Excel utiles dans votre travail.
Voici un aperçu des fonctionnalités d’Excel utiles à un comptable. Ouvrez le programme et essayez nos exemples. C'est vraiment simple !
1. Comment changer la couleur d'une cellule en fonction de sa valeur
Tout est très simple - nous changeons la couleur (remplissage, police, cadres) si la valeur remplit certaines conditions. Nous remplissons le solde négatif avec du rouge et le solde positif avec du vert. Les commandes en retard sont surlignées en rouge et les commandes livrées à temps sont surlignées en noir.
Pour ce faire, sélectionnez les cellules qui doivent automatiquement changer de couleur et sélectionnez Format - Mise en forme conditionnelle dans le menu.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, définissez les conditions et, en cliquant sur le bouton Format, définissez les options de formatage des cellules si la condition est remplie. Dans cet exemple, nous créons les gros clients en caractères gras bleus et les petits clients en italique noir :
Dans la condition, nous vérifions soit la valeur de la cellule, soit la formule donnée.
Exemples de conditions :
formule = $A1 =, met en évidence toute la ligne
formule = cellule = MAX/MIN ($A$1 :$A$10) met en évidence les valeurs maximales et minimales
formule = cellule, = MOYENNE ($A$1 :$A$10) met en évidence les valeurs supérieures (inférieures) à la moyenne
2. Comment sélectionner les entrées requises dans la liste
La première méthode est le filtre automatique
Nous masquons toutes les lignes, à l'exception de celles qui satisfont aux conditions de sélection spécifiées. Pour ce faire, sélectionnez n'importe quelle cellule de la liste et sélectionnez Données - Filtre - Filtre automatique dans le menu.
Dans la première ligne contenant les en-têtes de colonnes, des boutons fléchés apparaîtront : des boutons de filtre automatique. Pour sélectionner des enregistrements, cliquez sur le bouton de filtrage automatique dans l'en-tête de la colonne souhaitée et sélectionnez une condition de filtrage dans la liste déroulante :
Le filtre automatique remplit les fonctions suivantes :
Trie la liste par colonne sélectionnée (sélectionnez « Trier »)
- trouve un nombre (ou un pourcentage) spécifié d'éléments les plus grands ou les plus petits de la liste (sélectionnez "Top 10")
- effectue un filtrage en fonction d'une condition donnée (sélectionnez "Condition")
Dans ce cas, nous sélectionnons dans la liste les numéros de documents comptabilisés pendant la période indiquée.
La deuxième méthode est un filtre avancé
Pour utiliser un filtre avancé, définissez tout d’abord une série de conditions :
Copions les en-têtes des colonnes pour lesquelles des conditions seront renseignées
- saisir les conditions de filtrage sous les titres copiés : les cellules d'une même ligne Excel sont reliées par un « ET » logique, et les cellules de lignes différentes sont reliées par un « OU » logique.
Par exemple, pour sélectionner dans la liste les documents postés au cours de la période du 15 au 16 janvier, dans lesquels apparaît le compte 903003, vous devez définir la condition comme suit :
Pour filtrer les données par critères de notre tableau, sélectionnez la liste d'origine et sélectionnez Données - Filtre - Filtre avancé dans le menu. La fenêtre Filtre avancé s'ouvrira, dans laquelle nous saisissons l'adresse de la plage source et l'adresse de la plage de conditions.
3. La fonction SOMME additionne toute la plage donnée, comment additionner uniquement les valeurs qui remplissent une certaine condition ?
Dans ce cas, nous utilisons la fonction SUMIF. Regardons un exemple spécifique. Supposons que vous deviez calculer les revenus soumis à la TVA à l'aide de ce tableau :
Nos actions dans ce cas sont les suivantes : utiliser la fonction SUMIF (« taux, % », « >0 », « total des achats »)
Syntaxe de la fonction - SUMIF(Plage ; Critère ; Plage de sommation). Ici, « Plage » correspond aux cellules dont la conformité au critère est vérifiée ; « Critère » - un critère sous la forme d'un nombre, d'une expression ou d'un texte ; "Plage de résumé" - cellules pour la sommation.
Syntaxe de fonction – COUNTIF(Plage ; Critère)
Excel dispose d'un large éventail de fonctions permettant d'effectuer des calculs financiers. Par exemple, la fonction PMT, qui permet de déterminer les mensualités du prêt. Comme données d'entrée pour cette fonction, vous devez saisir le taux d'intérêt, le nombre de périodes et le montant du prêt.
Dans l'exemple, nous calculons le montant des mensualités et le montant total des versements.
Syntaxe de la fonction PLT(taux d'intérêt mensuel ; nombre de périodes ; montant du prêt)
Autres fonctions financières pouvant être utilisées pour calculer les prêts et les investissements :
Fonction NPER(Taux ; Paiement ; Valeur actuelle ; Valeur future ; Type) – calcule la période pendant laquelle vous pouvez rembourser le prêt, s'il existe des données sur le montant du prêt, les mensualités et les intérêts bancaires.
Fonction OFFRE(Périodes ; Paiement ; Valeur actuelle ; Valeur future ; Type) - calcule quels devraient être les intérêts de la banque pour un prêt avec un montant, une durée et un paiement mensuel donnés.
Fonction PS(Taux ; Périodes ; Paiement ; Valeur future ; Type) - calcule combien nous pouvons emprunter auprès d'une banque donnée si nous sommes prêts à payer un certain montant mensuellement.
5. Comment corréler les enregistrements d’une table avec les enregistrements d’une autre ?
Examinons ce problème à l'aide d'un exemple. Notre plan comptable est présenté sous Excel sous la forme - compte, nom. Avant la mise à jour du logiciel, il a été décidé de supprimer les comptes n'ayant eu aucun chiffre d'affaires au cours des 3 dernières années. Nous avons maintenant une liste de comptes et nous devons copier les noms du plan comptable original. La fonction RECHERCHEV vous permet d'automatiser ce processus.
Extrait du plan comptable original (1) :
Comptes avec chiffre d'affaires au cours des 3 dernières années (2) – 1000003 et 1100001.
Déterminons le nom de ces comptes à l'aide du premier tableau. Si nous avons devant nous une liste de milliers de comptes, la tâche ne semble plus si simple.
Solution - fonction RECHERCHEV, qui recherche une valeur donnée (dans notre exemple, il s'agit du numéro de compte) dans la colonne la plus à gauche du tableau spécifié, en se déplaçant de haut en bas et, après l'avoir trouvée, affiche le contenu de la cellule adjacente.
Pour la fonction, vous devez saisir des arguments tels que : la valeur que vous recherchez (la cellule contenant la valeur est indiquée), le tableau dans lequel s'effectue la recherche et le numéro de colonne :
6. Comment créer un rapport compact et visuel à partir d'un immense tableau ?
Pour cela, nous utilisons des tableaux croisés dynamiques. Par exemple, en utilisant ce mécanisme, il est très pratique d'analyser les transactions téléchargées à partir du programme 1C. Examinons cette situation plus en détail.
Le tableau d'origine ressemble à :
Pour créer un tableau croisé dynamique, placez le curseur dans n'importe quelle cellule de la liste de données et sélectionnez l'élément de menu Données – Tableau croisé dynamique. Ensuite, suivez les instructions de l'assistant de création de tableau croisé dynamique. A la suite de cette opération, nous obtenons un modèle de rapport sur une feuille séparée :
Travailler avec le modèle est simple : faites glisser les noms des colonnes (champs) de la liste des champs du tableau croisé dynamique vers les zones de lignes, de colonnes, de pages et de données de mise en page :
1) faites glisser le champ « Débit » dans la zone de ligne du tableau de données ;
2) placez le champ « Mois » dans la zone des colonnes ;
3) dans la zone de données - le champ « Montant », etc.
Le rapport est donc prêt. Notez que la table source peut contenir des milliers d'enregistrements, mais nous n'avons passé que quelques minutes à préparer le rapport.
Vous pouvez explorer le rapport en faisant glisser n'importe quel champ supplémentaire dans la zone de ligne, par exemple, compte de crédit, sous-compte, etc.
Lorsque le nombre d'indicateurs dans un tableau ne dépasse pas 3 ou 4, il est plus pratique d'utiliser le mécanisme Sous-totaux plutôt que les tableaux croisés dynamiques. On procède selon le schéma suivant :
Premier pas– Tri
Tout d’abord, nous allons trier le tableau pour former des groupes de lignes, par lesquels nous calculerons plus tard les totaux – Données – Tri
Deuxième étape- Résumer
Dans cette boîte de dialogue, nous indiquons le champ par lequel notre tableau est trié, sélectionnons une fonction mathématique (somme, moyenne, minimum-maximum, quantité, etc.) et vérifions les colonnes pour lesquelles nous devons résumer.
Cliquez sur le bouton OK et obtenez un tableau dans lequel les totaux sont automatiquement inclus.
Lors de la synthèse des résultats, Excel effectue lui-même le regroupement. Les groupes triés peuvent être rapidement et facilement réduits et développés à l’aide des signes plus et moins à gauche du tableau. Une fois réduit, le rapport semble plus compact et informatif.